Основным предназначением описи считается проведение учета и оперативного поиска по архивным делам. Описи по документам считаются своеобразными справочниками, раскрывающими особенности по составу и содержанию документа, систематизируют и учитывают его во всем документальном наборе.
Процедура по составлению описи считается крайне важным этапом в архивных обработках по упорядочению документального пакета. Его основными целями считаются обеспечение сохранности официальных бумаг, а также четкость оформления.
Когда происходит завершение процессов по обработке дела, согласно установленным формам совершается составление описей.
Особенности проведения процедуры
- Процесс по оформлению документальных описей производится при помощи фирменных бланков организаций (при наличии таковых). Данное положение не носит обязательного характера, однако обладает высокой степенью желательности по требованиям к подобной описи документов. В любом случае здесь следует непременно производить указание наименований организаций.
- Далее, следует прописать заголовки, которые должны включать в себя информационные данные по определению принадлежности документа, внесенного в описи. Когда в организациях процесс по составлению документальной описи является регулярной процедурой, следует прописывать порядковые номера описей.
Специфика оформления бумаг
- Затем создаются таблицы, состоящие из столбцов, регламентирующих такие моменты, как особенности наименования документов, количественные показатели по документальным листам. Следует производить полное заполнение всех перечисленных полей.
- Ниже таблицы прописывается общее количество страниц, численность бумаг, напишите, включенных в описи.
- Завершается процедура по составлению описей визами руководителя организаций, поскольку именно он, в конечном итоге, отвечает по качеству оформления данных описей
- Далее, прописываются полные наименования должностей руководителей с расшифровками.
- Затем указывается дата по составлению документов. Они могут располагаться не только в завершении, но и в началах описей, у левых либо правых частях официальных бумаг. Печати организаций на описях не проставляются.
- Описи по документам оформляются в двойном количестве экземпляров: первые остаются в организациях, тогда как вторые предъявляются по местам востребования.
Ниже расположен типовой пример и форма описи документов вариант которой можно скачать бесплатно.
