Подотчетные лица при помощи авансового отчета подтверждают израсходованные суммы, которые были выданные им авансом ранее.
Выдача авансовых сумм осуществляется лишь на основании приказа руководства о подотчетных лицах. Руководитель указывает все лица, цели и сроки, на которые будут выдаваться денежные средства, включая размер.
Форма и образец заполнения авансового отчета
Бланком данного авансового отчета является 2-ухсторонняя унифицированная форма № АО-1, которая заполняется лишь в одном варианте подотчетным гражданином или сотрудником бухгалтерии.
Подотчетный гражданин заполняет авансовый отчет только на лицевой стороне документа и указывает: дату составления, наименования предприятия, фамилию и инициалы, табельный номер, профессию (должность), а также обязательно назначение аванса (это могут быть как представительские, так и хозяйственные расходы).
Обязательно также должны указывать документацию, подтверждающую произведенные расходы. Перечисляются они на оборотной стороне бланка в 1-6 графах, где указываются суммы затрат.
Эта документация обязательно должна быть пронумерована согласно порядку перечисления в авансовом отчете.
В 1 графе подотчетный гражданин указывает порядковый номер, который был присвоен оправдательному документу.
А во 2-ой и 3-ей графе обозначаются номер полученного документа и дата его оформления.
В четвертой - вид произведенного расхода (канцелярские расходы).
В пятой – сумма произведенного расхода, но если он осуществлен лишь в рублях,
а в шестой – сумма обозначается в иностранной валюте. Кроме этого указывается и общая сумма расходов, которую подотчетный гражданин обозначает в строке "Итого" в соответствующих графах.
Проверка образца заполнения авансового отчета бухгалтером
Заполненный отчет с оправдательной документацией сдается в бухгалтерию. Соответственно бухгалтер расписывается о принятии формы и проверяет данные.
В конце расписки обязательно обозначается дата представления отчета, а после бухгалтер передает расписку подотчетному лицу.
Обозначим, что бухгалтер заполняет 7 и 8 графы на оборотной стороне документа, где обозначает сумму расходов, которая ранее была принята к учету. Он также заполняет девятую, где обозначает номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на финансы расходов.
После этого бухгалтер заполняет лицевую сторону бланка, где указывает остаток (или перерасход) предыдущего аванса, суммы израсходованных средств, включая и финансы, полученные из кассы фирмы аванса, а также остаток либо перерасход авансовых сумм.
Обязательно указываются и бухгалтерские записи операций учета всех произведенных расходов.
Далее документ направляется руководителю, чтобы тот его утвердил. После чего в бухгалтерии производится списание всех подотчетных средств, включая окончательный расчет с конкретным подотчетным лицом.
В ситуации, когда аванс используется не полностью, то, соответственно, остаток сдается подотчетным гражданином в кассу по приходному кассовому ордеру.
Кроме этого перерасходованные финансы должны быть выплачены в полном объеме подотчетному лицу, согласно установленному порядку по расходному кассовому ордеру.
Ниже расположен типовой бланк и образец заполнения авансового отчета, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
