На сегодняшний день, когда все виды работ в организациях подвергаются постоянным и значительным изменениям, а документация нуждается в строгой классификации и упорядоченности, возникает необходимость в модернизации ведения делопроизводства.
Достаточно эффективным средством для этого является сводная номенклатура дел, которая представляет собой документ, включающий в себя список всех деятельностей предприятия, надлежащих к выполнению в предстоящем году.
Номенклатура дел составляется на специальном бланке, в котором каждый раздел печатается на отдельном листе.
Сущность номенклатуры дел
Результативность работы предприятия напрямую зависит от ее структурированности и подчинения необходимым условиям, одним из которых и является сводная номенклатура дел.
Перед тем, как приступить к ее составлению, нужно тщательно изучить содержание всех документов по текущим (завершенным и незавершенным) делам организации.
Существует три разновидности номенклатуры дел:
- Типовая – определяет состав дел всех однотипных организаций и носит нормативный характер.
- Примерная – отражает примерный список дел в организациях, не имеющих четкую структуру.
- Индивидуальная – оформляется в частном порядке, однако с соблюдением всех необходимых последовательностей.
Содержание номенклатуры дел
В состав сводной номенклатуры должны входить: названия всех действующих подразделений учреждения (например, бухгалтерия, отдел кадров и т.д.), штатное расписание должностных лиц, заголовки дел с указанием их временных рамок и примечания (в них обычно записываются сведения о различных несанкционированных событиях применительно к делам – уничтожение, передача другим лицам и т.д.).
Каждый пункт заносится в специальную графу в таблице, которая служит основой для сводной номенклатуры дел.
В конце документа должна присутствовать итоговая запись, которая по сути является кратким списком всех заведенных в текущем году дел (временных и постоянных).
Эти сведения затем передаются либо в государственное архивное учреждение, либо поступают в собственный архив организации.
Составленная номенклатура дел должна быть подписана и утверждена руководителем. Срок ее хранения составляет пять лет, но лишь в случае, если за это время ни одна из функций или деятельностей организации не подвергалась изменениям.
Однако, в конце делопроизводственного года, необходимо проверить документ, если нужно, внести уточнения и заново перепечатать.
Ниже расположен типовой бланк и образец сводной номенклатуры дел, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
