Определим правила утверждения функциональных обязанностей офис-менеджера и предложим варианты документального оформления.
Размещенный здесь типовой бланк и образец должностной инструкции офис-менеджера позволит вам составить индивидуальный документ.
Должностные обязательства офис-менеджера
Обозначим более детально трудовые полномочия такого работника в виде утвержденной руководством трудовой инструкции. Данный документ позволит расширить полномочия сотрудника, указываемого в трудовом договоре с менеджером.
Опишем подробнее функциональные обязанности офис-менеджера:
- В ней определяется порядок принятия на работу и назначение на должность физического лица, удовлетворяющего кадровым требованиям работодателя.
- Офисный менеджер должен обладать совокупностью опыта и навыков в выполняемой работе, при необходимости, пройти дополнительное специализированное профессиональное обучение.
- За ним может закрепляться трудовая обязанность по формированию единого стандарта документооборота в организации, в том числе с использованием современных автоматизированных электронных систем. Дополнительно организует контроль за своевременным исполнением распорядительных документов.
- Предлагает действующий комплекс мероприятий по повышению эргономических условий труда, повышения его производительности, автоматизации рутинного и не квалифицированного труда.
- Создает условия для разработки рационализаторских предложений по повышению эффективности труда.
- Принимает меры к унификации используемых документов, в том числе формирует и внедряет типовые образцы и бланки документов.
- Отвечает за своевременную и качественную работу имеющейся службы документационного обеспечения, бюро пропусков и секретариата.
Дополнительные трудовые обязанности офис-менеджера
Функциональные обязанности такого сотрудника могут быть дополнены иными полномочиями, в том числе:
- Организовать справочно-информационную работу во вверенном подразделении, а также силами приданных сотрудников.
- Отвечает за работу архива организации, в том числе определяет правила архивного производства и порядка уничтожения документации с истекшим сроком хранения.
- Проводит детальный анализ существующих на производстве и административном департаменте документопотоков, предлагает рекомендации по их упрощению и унификации.
- Контролирует порядок отбора и передачи документов в государственные архивные фонды, а также архивы регионального и местного значения.
- Ведет табели учета и использования рабочей силы и расходных материалов, в том числе предлагает меры для поощрения отличников и передовиков производства.
- Участвует в разработке проектной документации и монтаже средств автоматизации управления производством, а также автоматизации административно-хозяйственной деятельности организации. Предлагает для внедрения современное программное обеспечение единой административной сети предприятия.
Читать документ далее
