В настоящее время достаточно трудно представить работу современного предприятия без офис-менеджера.
Что касается должностной инструкции офис-менеджера, то она требует серьезной проработки, поскольку в должностные обязанности лица, занимающего эту должность, входят функции секретаря, администратора, завхоза.
Иногда офис-менеджер занимается кадровым делопроизводством, а также первичной бухгалтерией. В этой статье рассмотрим важные нюансы этой работы и рассмотрим типичные обязанности менеджера и его полномочия.
Требования к офис менеджеру
Офис менеджер должен знать:
-
деловой этикет, правила делового общения, а также правила ведения телефонных переговоров;
-
схемы документооборота и организацию делопроизводства;
-
систему первичного кадрового учета, включая инструкцию по делопроизводству;
-
структуру компании и направление ее деятельности, включая его партнеров и руководителей;
-
направление деятельности организации и функции деятельности всех структурных подразделений компании;
-
правила эксплуатации вычислительной, а также организационной техники;
-
порядок прохождения служебных документов;
-
нормы и правила охраны труда, включая противопожарную защиту и технику безопасности.
На данную должность назначается физическое лицо, у которого имеется высшее или среднее профессиональное образование. Отметим, что назначение и освобождение от данной должности производится распоряжением гендиректора.
Основные обязанности
Офис-менеджер ежедневно получает документы, проводит их регистрацию и в результате направляет их исполнителям. Он также контролирует сроки исполнения всех поручений директора руководителями структурных подразделений.
Если возникают вопросы, требующие немедленного решения, то офис-менеджер должен обязательно об этом сообщить руководству.
В обязанности офис менеджера также входит следующее:
-
Обеспечение сохранности документов, их перевод на архивное хранение или уничтожение.
-
Регистрация и учет договоров.
-
Введение учета и прием отчета доверенных лиц.
-
Введение кадрового учета, оформление отпуска и больничных других работников офиса.
-
Участие в совещаниях, которые проводит генеральный директор.
-
Обеспечение рассылки, хранение и учет распоряжений и приказов.
-
Своевременное пополнение всех необходимых офису запасов канцелярских принадлежностей, а также расходных материалов.
Офис-менеджер обязан выполнять все возложенные на него функции и обязанности, а также сохранять конфиденциальность информации, обеспечивать сохранность документов и своевременно выполнять распоряжения своего руководства.
Права офис менеджера
В случае, когда документы подготовлены с ошибками или нарушениями, то у офис-менеджера имеется право требовать от исполнителей их доработки. Он вправе вносить предложения, которые направленные на оптимизацию делопроизводства и документооборота. Разрешается самостоятельное решение вопросов, связанных с незапланированным посещением партнеров, клиентов или других посетителей офиса.
Должностная инструкция может меняться или дополняться приказом гендиректора.
Ниже расположен типовой бланк и образец должностной инструкции офис менеджера, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
