Путевые листы считаются обязательными документами в каждом автопарке, поскольку являются основаниями для того, чтобы производить списание горюче-смазочного материала.
Хранение всех путевых листов длится около 5-тилетнего срока, при этом все данные по ним следует вносить в специальные журналы по учету путевого листа.
Специфика ведения отчетности
Журналы по учету путевого листа должны заполняться согласно унифицированным видам, в данном случае речь идет о формах под номером восемь.
Эти формы дают все возможность организации и индивидуальному предпринимателю производить контролирование деятельности с путевым листов, касающейся его выдачи и данные по возврату. разработаны и утверждены в Правительством РФ и должны быть применены обязательно и безоговорочно.
На обложках журналов следует размещать следующие важные информационные данные:
- наименования организаций либо индивидуальных предпринимателей;
- информация «ОГРН»;
- номера «ОКПО»;
- данные по «ОКУД»;
- собственно надписи о непосредственном назначении журналов;
- информация, касающаяся периода по осуществлению регистрационных процедур.
Особенности оформления оборотных сторон регистратора
Оборотные стороны должны обязательно скрепляться при помощи печатей и подписей со стороны руководителей.
Кроме того, журнальные листы следует оформлять в единообразном стиле – речь идет о таблицах, состоящих из следующего перечня граф:
- номера путевых листов;
- марки автомобилей;
- государственные номера автомобилей;
- полные данные по водителям;
- даты по выездам в рейсы;
- показание спидометров.
В журналах должны также указываться лица, ответственные по их ведению, тогда как местом для росписи являются соответствующие графы. Путевой лист должен проходить регистрационную процедуру в журналах вне независимости от сроков их действия.
Как правило, процесс по распределению диспетчерами путевого листа среди водителей совершается в пределах одного дня (смены). Исключениями являются примеры длительных командировок, при которых путевые листы выписываются на протяжение всего времени пути.
Когда речь идет о длительных сроках, тогда соответствующие данные в обязательном порядке прописываются в примечаниях. Журналы по учету в транспортных компаниях могут быть источниками информационных данных, касающихся вопросов контролирования деятельности водительского состава, исчислений их зарплат.
Ниже расположен типовой бланк и образец журнала учета путевых листов вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
