В своей трудовой деятельности, а так же в повседневной, бытовой жизни, каждый сталкивается с необходимостью составления официальных документов, писем, обращений.
Несмотря на кажущуюся простоту, при составлении такого рода документов следует соблюдать негласные правила.
Письмо обращение
К одним из таких документов можно отнести письмо обращение. Суть такого письма заключается в том, что оно является способом достижения определенной цели, способом для побуждения адресата к выполнению конкретных действий, выражается в виде запроса, просьбы по интересующему вопросу.
Прежде, чем начать составлять письмо, необходимо сформулировать предмет обращения, точно продумать обоснование и мотивы.
Данный документ можно составить как в электронном виде, отправив по электронной почте, или с помощью факсимильной связи, так и в печатном. От вида документа не меняется содержание текста и требования к оформлению письма.
Материал должен излагаться четко, грамотно и лаконично. Рекомендуется разделять текст на абзацы для более легкого усвоения и восприятия информации. Стиль обращения – деловой. Не допускается наличие грубых оборотов.
Содержание письма
Если документ составляется на фирменном бланке организации, то нет необходимости указывать реквизиты отправителя в верхней части письма. В таком случае следует указать название должности и ФИО адресата, наименование фирмы адресата и ее место нахождения.
Само обращение должно начинаться со слов «уважаемый» и далее указывается имя и отчество лица. Это необходимо для того, чтобы самим письмом назначалось ответственное за данное обращение лицо. От такого лица отправитель будет ждать ответа по изложенному вопросу.
Далее необходимо отразить основание, по которому было направлено обращение. Это может быть ранее заключенный договор или соглашение, иные связи с данной организацией. Если основанием является договор, то указывается его название, дата составления и номер.
Самая содержательная часть письма отражает все обстоятельства дела, проблемный вопрос, итоги данного обращения. Часто в заключении указывается срок, в течение которого отправитель желает получить ответ. Срок отражается в календарных днях и исчисляется с момента получения организацией письма.
Обращение должно быть подписано ответственным лицом (составителем) или руководителем организации, а также скреплено печатью, если она имеется.
Если письмо отправляется по электронной почте, то необходимо отразить в соответствующей графе тему обращения и написать сопроводительное письмо. Это является хорошим тоном при ведении электронной переписки.
Ниже расположен типовой бланк и образец письма обращения вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
