Что представляет собой опись передаваемых документов бланк и для чего нужен этот документ, разберемся в этой статье.
Деятельность любого юридического лица связана с образованием огромного количества документов в бумажном виде. Несмотря на активное развитие документооборота в электронном виде, бумажных документов меньше не становится. Хотя положительные тенденции уже наметились.
Среди них можно выделить
-
договора с контрагентами;
-
платежные документы;
-
формы бухгалтерского учета;
-
кадровые и учредительные, а также огромное множество иных документов.
Часть из этих документов хранится небольшой промежуток времени, а затем уничтожается. Другая часть документов должна храниться достаточно долго. В результате возникает необходимость их передачи в архив. Кроме того существуют и другие причины передачи документов. Основное правило, которого следует придерживаться в этом случае заключается в том, что любое передвижение нужно правильно отразить.
В каких случаях производится передача документов
Вообще бумаги передаются из рук в руки по разным причинам и достаточно часто.
Причины могут быть следующие
-
отмеченная выше передача на хранение в архив;
-
передача бумаг в проверяющие органы по запросам;
-
предоставление клиентам или контрагентам.
Любой из перечисленных выше, а также любой другой случай передачи документов должен сопровождаться описью. Такое ведение дел обеспечит сохранность бумаг, четкую фиксацию их передвижений.
Какие сведения указываются в описи
Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно. Существует только утвержденная форма описи для передачи сведений в Пенсионный фонд в период сдачи отчетности. Этот документ остается в Фонде пенсионного страхования.
Дополнительно к документу на предприятиях ведутся журналы, в которых отражается передвижение документов и данные описи. Это своего рода реестры, по которым любой выход документа за пределы предприятия можно отследить.
В описи следует отразить
-
дату подготовки документа;
-
наименование бумаги и место, где она была составлена;
-
перечень документов, которые подлежат передаче;
-
тип документов, бумаги могут быть как оригинальные, так и копии, это необходимо отразить;
-
направление передачи бумаг, наименование юридического лица, ФИО физических лиц-участников, наименование госоргана
-
причину передачи бумаг
-
документ должен быть подписан ответственными лицами, а также заверен их подписями.
Сама опись не является подтверждением факта передачи. Для этого необходимо еще и составить акт приема-передачи, в котором также будут подписи и данные ответственных лиц.
Ниже расположен типовой образец и бланк описи передаваемых документов, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
