Любое обращение к должностному лицу должно иметь письменное проявление. Такое требование не является назойливостью Законодательства. Все дело в том, что это единственный способ иметь подтверждение того, что обращение имело место быть, как факт. В суде фраза: «я говорил», может быть легко парирована фразой: «я не слышал».
Чтобы не стать заложником такой ситуации нужно правильно оформлять каждое обращение. Такой вид документов часто называют заявлениями.
Кроме них в деловой переписке существуют письма, цель которых заключается в том, чтобы поставить в известность должностное лицо о каком либо факте.
Такие извещения именуются уведомлениями. А как правильно написать уведомление и образец заполнения будет рассмотрено чуть ниже.
Порядок подачи уведомления
Данный документ должен быть оформлен в двух экземплярах. Один из них, естественно, передается адресату. Второй должен быть сохранен у отправителя.
Этому экземпляру предъявляются особые требования. На нем должны быть отметки о том, что письмо было получено.
Эта отметка содержит в себе:
-
дату приема и регистрации;
-
регистрационный уникальный порядковый номер (совпадает с записью входящей корреспонденции адресата);
-
данные о принявшем лице (Фамилия, Имя, Отчество, должность);
-
наименование адресата (название организации, инстанции, отдела) полностью.
Такие письма можно доставлять лично либо почтой. Если извещение отсылается по почте, необходимо отправить его заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
Опись вложений необходима, если к документу (уведомлению) будет приложена дополнительные бумаги. Таковыми являются копии документов, на которые отправитель ссылался в тексте уведомления.
В настоящее время применяется передача деловой переписки посредством сети Интернет. В таком случае отправленное письмо (уведомление) должно быть сохранено. Этот шаг позволит в последствии доказать факт его отправки.
Пишем уведомление правильно
Несмотря на то, что к документу такого типа не предъявляется особых требований, его необходимо оформить правильно. В этом случае бумага приобретет юридическое значение. Только обладая этим качеством, она может быть взята в рассмотрение судьей в случае возникновения споров.
Первое, что хотелось бы отметить, это то, что любой официальный документ должен быть датирован и подписан. В нем проставляется дата его написания. Не обязательно, чтобы она совпадала с датой приемки. В тоже время разбег между ними не должен быть слишком велик.
Подписывается уведомление в конце текста. Подпись должна нести в себе сведения о должности отправителя (полностью, включая название организации) и расшифровку. Если отправителем является юридической лицо (организация), подпись должна быть заверена оригинальной печатью.
Документ должен содержать «шапку». Она располагается в верхнем правом углу. Верхний левый – для простановки отметки о входящей регистрации.
Ниже расположен типовой бланк и образец уведомления, вариант которого можно скачать бесплатно.
