У работодателя может появиться необходимость отправить работника в командировку для решения рабочего вопроса.
Если поездки прописаны в условиях трудового договора как постоянные (работа «в пути») или характер работы связан с разъездами, то такие поездки не признаются командировками.
Командировки носят эпизодический характер с заранее определенным сроком и направляются в них работники только по приказу работодателя.
Для удостоверения факта нахождения в командировке оформляется командировочный лист.
Правила оформления командировочного листа
Командировочный лист (или удостоверение) выдается работнику, если он отправляется в поездку на срок более суток.
Существуют разработанные бланки листов, которые заполняются только после оформления приказа о направлении конкретного работника в командировку.
Использование работодателем подобного документа необходимо для того, чтобы подтвердить время нахождения работника в поездке, для выплаты командировочных средств или компенсации потраченных собственных средств непосредственно на поездку и проживание. Также это необходимо для учета в целях налогообложения.
Лист выписывается в отделе кадров (при отсутствии отдела – специалистом, занимающимся подобными вопросами по должности) после получения приказа работодателя.
Документ составляется в одном экземпляре. По месту работы заполняются сведения о дате убытия в поездку и прибытия обратно (по факту, а не заочно), которые удостоверяются подписью ответственного руководителя.
После подписания документ выдается на руки работнику. Встречающая сторона заполняет обратные данные: дату прибытия и дату отправления (с подписями и печатями должного лица).
После возвращения на основе командировочного оформляется отчет с приложением всех документов, подтверждающих расходы (билеты, договор с гостиницей, счет-фактура гостиницы, талоны на питание и прочее).
Вместе с командировочным листом работнику выдается задание, в котором прописаны его цели и действия в поездке.
По возвращении сотрудника в задании делается отметка, достигнуты ли поставленные цели и каковы результаты деятельности в командировке.
Содержание командировочного листа
Документ отражает следующие сведения:
- наименование организации (официальное полное);
- номер и дата выдачи (выданные листы регистрируются под номерами);
- ФИО работника, его должность и отдел;
- место отправления (в формате: страна-город-организация);
- цель поездки;
- срок командировки в календарных днях (время в пути не засчитывается) в формате: с какой даты по какую дату;
- при каком документе, кроме паспорта, лист считается действительным;
- подпись руководителя;
- на обороте: отметки о прибытии и убытии с обеих сторон (провожающей и встречающей).
После возвращения в бухгалтерию по месту работы предоставляются командировочный лист, задание и документы по расходам (либо отчет).
Ниже расположен типовой бланк и образец командировочного листа, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
