В процессе деятельности компаний часто формируются ситуации, при которых необходимо выделять наличные денежные средства «на руки» сотруднику для произведения необходимых для предприятия платежей.
Естественно, процесс передачи денег подтверждается оформлением необходимых документов.
Необходимые документы
Такими документами могут служить:
-
Приказ, подписанный руководителем компании,
-
Расходно-кассовый ордер,
-
Ведомость выдачи денежных средств, содержащий роспись получившего сотрудника о факте получения.
После того, как все необходимые целевые платежи были произведены, необходимо приложить к бухгалтерской документации отчет и обосновательные бумаги.
Поэтому, получившее наличку лицо, обязано предоставить отчет о затраченных суммах. Такой отчет именуется «авансовым».
Порядок оформления авансового отчета
При формировании данного документа необходимо пользоваться некоторыми правилами и нормами. Законодательство – это первая инстанция, которая устанавливает эти правила. Значит при составлении данного документа необходимо придерживаться норм Закона.
Поэтому необходимо понимать, какую роль несет такой отчет. Он предоставляется бухгалтеру. Его суть заключена в том, чтобы снять ответственность за потраченные деньги перед руководством предприятия. Принятие бухгалтером данного документа подтверждается его подписью.
Законодательство предоставило унифицированную форму такого документа. Она именуется АО-1. применяя ее, необходимо знать, что никакие его изменения не должны иметь место. После подписания этот документ подлежит списанию.
При этом должна быть произведена бухгалтерская проводка. При принятии отчета бухгалтер должен оформить расписку о его получении. Эта расписка передается сотруднику, который отчет предоставил.
Заполнение бланка авансового отчета
Документ в обязательном порядке должен содержать следующие записи:
-
Наименование компании, чьи деньги были потрачены;
-
Дата подачи документа;
-
ФИО работника, производившего траты;
-
Должность сотрудника и табельный номер;
-
Наименование категории трат;
-
Номер авансового отчета (порядковый, присваивается);
-
Наименование затрат;
-
Потраченную сумму.
Эти данные вносит отчитывающийся сотрудник.
А вот принимающий бухгалтер вносит следующие записи:
-
Сумма перерасхода денег (остаток);
-
Сумма выдачи из кассы компании;
-
Потраченная сумма.
Данные сведения вписываются на лицевую страницу документа.
