В порядке делового оборота запросы разного рода характера осуществляются в большей части в письменной форме.
Таким образом граждане и представители компаний могут просить предоставить определенную информацию, документацию или вещи.
Содержание письма-запроса
Если есть необходимость в получении от кого-либо документов, то обычно составляют такого рода письмо:
данные получателя и составителя, их реквизиты;
дата и номер документа;
название письма, которое должно отражать его смысл;
уважительное обращение к адресату;
цель письма, грамотно и лаконично выразить свою потребность;
выражение о надежде на понимание и сотрудничество в мягкой форме;
не лишним будет поблагодарить заранее;
полное имя и должность составителя.
Как правило, в компании такое письмо оформляется на официальном бланке организации с его полными реквизитами, с печатью в конце.
В начале текста нужно сообщить получателю причины обращения к нему: на основании чего, в каких целях или для решения какой задачи создается это письмо. Здесь можно сослаться на какие-либо пункты договоров, на нормативные акты, которые предписывают в определенных случаях и при определенных обстоятельствах обращаться за получением документов к определенному лицу.
Далее должен располагаться основной вопрос — в данном случае это предоставление документа. Нужно конкретно сформулировать его название, чтобы при чтении не возникло двоякого понимания, не было путаницы и на данный вопрос составить получил именно тот документ, который был ему нужен.
Так же, при срочности дела, надо написать в какие сроки ожидается получить ответ, ведь на такое письмо всегда требует ответа в такой же форме. Просьба среагировать на послание в определенные сроки должна быть, конечно, вежливой, но давать понять, что с данным вопросом нельзя медлить.
Особенности отправки
Естественно, что такая официальная форма общения не предполагает никаких ультиматумов, жаргонных слов, грубостей. Подобное письмо подлежит отправке как с помощью почты, так и в электронном формате. Последний вариант сейчас наиболее распространен, намного более удобно вести деловую переписку через интернет, у каждой организации и компании есть в реквизитах электронный адрес, который и создается как раз для этих целей.
Но, если письмо предназначается государственным органам, то тут, конечно, необходимо действовать по правилам, установленным в конкретном случае. Возможно, в отделе организации принимают подобные письма по факсу или необходимо принести их лично.
Ниже расположен типовой бланк и образец письма о предоставлении документов вариант которого можно скачать бесплатно.
