Журнал регистрации заявлений работников применяется на предприятии для организации учета всех заявлений. Он заводится с начала деятельности предприятия и ведется до конца его существования. Документ обычно заполняется секретарем предприятия или кадровым работником.
В данной статье даны основные рекомендации по заполнению журнала, а также представлена полезная информация о том, как нужно его вести.
Как заполнять журнал регистрации заявлений работников
В журнале в обязательном порядке должны регистрироваться все заявления, поступающие от работников:
-
Заявление на отпуск.
-
Заявление на прием на работу.
-
На увольнение.
-
На переводы и т.д.
Оформляются записи по порядку с проставлением номеров документов
Личное заявление работника может быть написано собственноручно. Но в документе необходимо указать конкретные реквизиты: наименование вида документа, дата его составления, ФИО и должность заявителя, регистрационный номер документа.
Документ не имеет утвержденной унифицированной формы, поэтому ответственные работники заполняют его в произвольной форме. В основном журнал оформляется как таблица, каждая строка которой заполнена определенной информацией по отдельному документу.
В журнале указываются:
-
Номер заявления по порядку.
-
Регистрационный номер, если таковой имеется.
-
ФИО и должность заявителя.
-
Номер приказа руководителя по данному заявлению.
По усмотрению ответственного за ведение журнала лица в него можно добавить еще некоторые данные. Можно указать, куда будет передано заявление на хранение. Некоторые работнику добавляют графу Примечания.
Если возникла необходимость изменить запись в журнале, следует аккуратно зачеркнуть неверные данные, а рядом вписать правильные.
Особенности журнала регистрации заявлений работников
Без осуществления регистрации заявления, документ, по сути дела, не имеет юридической силы, так как сам факт его непосредственного создания и получения никем не зафиксирован.
Заявление начинает свое действие с того момента, как оно будет зарегистрировано с присвоением номера и оформлено в журнал.
Работник может потребовать от делопроизводителя или кадрового работника занести запись в журнал заявлений в его присутствии. В некоторых организациях просят расписку в получении заявления.
По закону журнал должен храниться в организации не менее 5 лет.
Все дополнительные вопросы Вы сможете задать бесплатно консультантам сайта.
Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации заявлений работников, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
