Это внутренний документ в организации, создание которого необходимо для того, чтобы зафиксировать переданную документацию от одного сотрудника другому.
Нужен он для того, чтобы:
- обеспечить непрерывность рабочего процесса;
- выполнить функций временно отсутствующего работника;
- оценить принимающего работу сотрудника;
- разграничить ответственность между коллегами.
Такая необходимость может наступить в следующих ситуациях:
- когда сотрудник, берет отпускные дни и временно отсутствует на рабочем месте;
- при длительной командировке работника;
- признание сотрудника временно нетрудоспособным;
- в результате перевода на другую работу;
- при увольнении сотрудника, вне зависимости от основания.
Особенности акта приема-передачи дел
Такой акт приема-передачи документов имеет особое значение при переносе обязанностей лицу, которое не в полной мере знакомо с должностными обязанностями, переданными ему.
Участвуют две стороны: первая — это, как правило, временно отсутствующий или уже уволившийся сотрудник, вторая — это новый работник или специально назначенное работодателем лицо. Последний, для того, чтобы избежать обвинений в ошибках предшественника, может инициировать создание описи документов, которые он принимает.
Передаваться дела должны не позже крайнего рабочего дня уходящим сотрудником. Законом не регламентируется процесс передачи дел, но работодатель может установить свои стандарты, обязательные к исполнению внутри коллектива.
Они могут иметь свое закрепление в:
• инструкции, необходимой для делопроизводства;
• положении, регулирующем работу персонала;
• правилах, регламентирующих внутренний трудовой распорядок работника;
• положении, относящемся к определенному подразделению в структуре.
Возможны и другие варианты их фиксирования, этот вопрос отдается на усмотрение работодателя.
Как организационно-распорядительный акт, документ имеет ряд необходимых к указанию данных:
- заполняется на фирменном бланке организации;
- полное название компании;
- вид документа;
- номер, согласно регистрации;
- место составления;
- пометка об утверждении;
- сам текст акта;
- указание на наличие приложений;
- подписи двух сторон.
Место хранения такого документа определяется руководителем: может находиться в канцелярии, в отделе кадров, может быть приобщено к личному делу сотрудника или отправлено архив отдела, в рамках которого было организовано мероприятие по передаче.
Ниже расположен типовой бланк и образец акта приема передачи дел вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
