В отличие от письма-претензии, письмо-требование не выявляет претензий по предмету сделки. Оно несет в себе задачу добиться от адресата выполнения возложенных обязательств.
Оно направляется в случае неоплаты полученных товаров/услуг. Второй вариант – наоборот недополучение товаров/услуг после внесения предоплаты.
Письма-обращения являются частью досудебной подготовки. Следовательно – это официальный документ. Это означает, что несмотря на допустимость свободной формы, оформлять его нужно в соответствии с правилами делового документального языка.
Требования к речи и лексике в письме требовании
Речь в письме должна быть краткой, лаконичной, жесткой, но при этом не должна содержать оскорблений, обид, жалобных оборотов и прочего.
Главная задача этого письма-рекламации – побуждение адресата к произведению действий по исполнение его обязанностей. Для этого необходимо показать всю серьезность намерений.
Если оно обращено к конкретному руководителю, недопустимо применять обращение «ты». Только «Вы» и только с большой буквы. Данный документ может быть привлечен к рассмотрению в суде. Значит, несмотря на законность своих требований, необходимо проявить уважение к оппоненту.
Описывая свои намерения в случае невыполнения условий письма необходимо указать о необходимости крайних мер. Этого можно достичь при помощи таких слов: «в случае невыполнения, мы будем вынуждены…» и далее по тексту.
Форма, компоновка, подача требования
Пишется этот документ на официальном фирменном бланке компании. Формат листа – А4.
Шапка разделяется на две части. В правой – указывается организация-адресат, а также компания-отправитель. В левой – ставится дата написания и название города, в котором происходит событие.
Никакое название можно не прописывать.
Далее находится тело письма. Его можно разделить на четыре части:
- Вступительная.
- Требовательная.
- Извещающая.
- Опись.
Рассмотрим каждую из них
- Вступление. Здесь описываются условия, при которых возникли данные «трения». Каждый факт должен быть подтвержден соответствующим документом (доказательством). Описание приводится в хронологии, последовательно. Нежелательно применять много связывающих слов. Все сухо и лаконично.
- Во второй части формулируются требования. Каждое из них подтверждается ссылкой на документ, подтверждающий эту обязанность (договор, дополнительное соглашение, статья закона).
- Далее необходимо разъяснить, какие последствия понесет отказ или игнорирование требований.
- В заключении приводится перечень всех прилагаемых документов (копий).
Ставится подпись руководителя компании-отправителя с расшифровкой. Подпись заверяется печатью компании.
Регистрируются жалобы-обращения согласно правилам учета корреспонденции (исходящей и входящей).
Ниже расположен типовой бланк и образец письма-требования вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
