Любое обращение к должностным лицам должно иметь документальное проявление. Устные просьбы имеют свойства забываться и игнорироваться. В любой момент можно утверждать, что никто ни с чем не обращался.
Более того, некоторые инстанции имеют свои утвержденные формы таких документов. Выдерживать эти требования крайне важно. Дело в том, что обращение, не соответствующее установленному стандарту может быть отвергнуто (не принято).
Любое обращение оформляется в виде заявления. Рассмотрим правила их составления и написания.
Общие требования
К ним можно отнести требование написания на листе формата А4. Слово «написание» не означает от руки. Даже если это допустимо, лучше распечатать текст на принтере. Это связано с тем, что при нежелании принимать (выполнять) документ, можно будет сослаться на неразборчивость почерка.
Следующие обязательные атрибуты для любого документа – это указание даты написания.
Помимо этого, необходимо привести данные адресата и автора. Формат этой информации может отличаться. Для подачи в пределах предприятия достаточно указать должность и Ф.И.О. При подаче бумаги вне организации необходимо указывать как можно больше данных (адреса, регистрация, телефоны и прочее).
К общим смысловым принципам можно отнести требование схематической разбивки на четыре части:
- шапка;
- предпосылочная часть (разъясняет предшествующие обстоятельства);
- проблемно-указывающая (говорящая о проблеме, побудившей к написанию);
- предположительная (содержит просьбы, требования, жалобы, которые способствуют устранению проблемы и ее последствий).
И, пожалуй, самое важное требование – наличие подписи подающего лица. Без этого ни одно заявление рассматриваться не будет.
В компоновке также есть общие черты.
В документе должно быть выделено место для рецензий и регистрационных отметок. Для этого оставляют незанятым левый верхний сектор рядом с шапкой.
Обязательно должно быть название документа («заявление»). Его выделяют более крупным шрифтом.
Особые виды заявлений
1. Коллективное обращение. Содержит список лиц, участвующих в написании и согласных с его содержанием.
2. Судебные, например коллективный иск. Содержат в шапке информацию о более чем двух объектах (суд, истец, ответчики, третьи лица).
3. Содержащие документальные подтверждения изложенных фактов. Содержит реестр прилагаемых документов и копий.
На нашем сайте можно бесплатно получить образцы любых заявлений и помощь в составлении с учетом частных аспектов.
