У каждой коммерческой организации есть круг контрагентов. С каждым из них производится масса финансовых операций. Не всегда каждая продажа товара сопровождается оплатой именно этого объема продукции.
Часто производится предоплата, которую в последствии «выбирает» покупатель. Для того, чтобы в момент времени можно было определить кто кому и сколько дожжен, оформляется акт сверки взаиморасчетов.
Данный документ имеет юридическую силу. Для этого, он подписывается бухгалтером. На его подпись накладывается оригинальная печать компаний. Следует отметить, что подписывается данный финансовый документ двумя участниками сделки. Заверяться должны обе подписи. Каждая из них печатью соответствующего предприятия.
Соответственно, такой акт издается бухгалтерией. Количество экземпляров должно быть два (по одному для каждой компании-участника). Подписываются оба эти экземпляры.
Для чего необходим акт сверки
Помимо случаев с наличием предоплаты, такой документ необходим и при отсрочке платежа. Допустим были произведены несколько отгрузок продукции в адрес покупателя. Спустя некоторый период приходит время взимать плату за нее. Для того, чтобы наглядно показать из чего сформирована задолженность и необходим данный документ.
Кроме того, если пришлось обращаться в суд для взыскания задолженности – это будет одним из важнейшего документа при разбирательстве. Он же будет служить обоснованием формирования исковой стоимости. И на его основании будет назначена к уплате государственная пошлина.
Кроме внешнего применения, можно отметить, что этот документ может использоваться и во внутреннем документообороте. Это бывает необходимо при проведении инвентаризации или при выявлении (предположении) хищения.
Как правильно сделать акт сверки
Данный документ пишется на листе формата А-4. С необходимыми реквизитами и формой таких актов можно ознакомиться с помощью бесплатных примеров. Их можно получить сразу же после прочтения данной публикации.
Сверку лучше оформить в виде сводной таблице. Этот способ будет наиболее наглядным и понятным для контрагента. В этой таблице необходимо указать все произведенные платежи за период. Кстати в документе должен быть указан этот период. Кроме него должно быть указано сальдо на начало периода и на его конец.
Кроме оплат, указывают все отгрузки (если речь идет о торговле). Естественно каждая из этих операций должна быть документально подкреплена. Поэтому в таблицу вводят графы для указания подтверждающих документов. К ним относятся банковские выписки, расходные накладные, ордеры, квитанции и так далее. В таблицу вносятся их уникальные номера.
Все события должны быть указаны в хронологической последовательности. При необходимости, в тексте под таблицей прописывают дату, до которой этот документ должен быть проверен, подписан и вернут (один экземпляр).
