На предприятии где выполняется неисчислимое количество дел и работает такое же количество человек, очень часто приходится выписывать доверенности.
Но ведь это документ, который, как правило, дает определенные полномочия, частенько и материального характера, а значит выписывать их просто так, в пустоту, нельзя, это все должно где-то фиксироваться.
Для этого и существует регистрация доверенностей.
Как проходит регистрация доверенностей
Как правило, вопрос о регистрации доверенностей встает в случае получения человеком по ней каких-либо материальных ценностей. Происходит это потому, что человек, которому доверили их получение, автоматически начинает нести за них ответственность, а это должно быть документарно зафиксировано.
Такой регистрацией, соответственно, занимается бухгалтерия организации, которая ведет специальный журнал, в котором и фиксируется выдача всех доверенностей в организации. Требование это, как правило, необязательно, но значительно облегчающее деятельность всего предприятия.
В журнале содержаться отрывные корешки от доверенностей, а также информация о выдаче данной доверенности.
Какая информация содержится в этом журнале
Сам журнал представляет собой обычную таблицу, в которой восемь столбцов и неограниченное количество срок. Неограниченное потому, что доверенностей может неограниченное количество. А вот столбцы фиксируют обязательную важную информацию о процессе выдаче каждой доверенности.
Итак, что же записывается в столбцах?
- В первом столбце фиксируется номер бланка, на котором выписывается доверенность. В этом плане каждая доверенность уникальная и имеет свой собственный номерной бланк, который не повторяется.
- Во втором столбце содержится дата, в которую подписали данный документ, то есть число, с которого доверенность начала действовать.
- В третьем столбце пишется дата, до которой доверенность будет действовать. Данная дата не считается обязательной, если ее не будет, доверенность все равно будет действительной, но ее действие будет ограниченно одним календарным годом.
- Четвертый столбец – информация о том, кому выдали доверенность, его фамилия, имя и отчество, а также полные паспортные данные, а в некоторых случаях и должность.
- Пятый столбец – для кого выдана доверенность, то есть, кому она будет предъявляться для получения каких-либо товаров или материальных ценностей.
- В шестом столбце мы фиксируем информацию о том, договоре, по которому лицо, которому мы выдали доверенность, будет получать товары и ценности материального характера.
- В седьмом столбце человек, на которого выдали доверенность, расписывается и делает полную расшифровку своей подписи.
- Восьмой столбец заполняется, когда поручение по доверенности уже выполнено. Об этом ставится специальная отметка.
