Зачастую бывает, что при осуществлении проверок контроля качества поставляемого товара или услуг, последние не отвечают ряду требований.
В этом случае предприятие составляет дефектную ведомость, в которой отражает выявленные недостатки.
Рассмотрим особенности составления данного документы.
Форма дефектной ведомости
В России не существует общепринятого бланка дефектной ведомости, поэтому каждая организации в сфере поставляемых или приобретаемых товаров и услуг вправе разработать собственный вариант бланка.
Однако это не значит, что данная ведомость составляется в произвольном порядке. Как и любой документ, что бы в будущем он обладал юридической силой, должен отвечать требованиям, предъявляемым к документации такого вида законодательством российской Федерации.
Требования, предъявляемые к дефектной ведомости
- Во-первых: как и любая ведомость, она должна иметь наименование.
- Во-вторых: в ведомости должны быть отражены все необходимые данные предприятия – составителя ведомости.
- В-третьих: нужно указать где, когда и кем (конкретное лицо, его должность) составлена ведомость. Отразить выполненные операции, лиц, несущих ответственность за данное действие, и не забыть закрепить это все в документе подписями указанных лиц.
- В-четвертых: абсолютно при любой выполняемой хозяйственной операции должна составляться ведомость. При этом составляется она непосредственно в момент ее совершения, либо сразу же после ее окончания.
- В-пятых: дефектная ведомость – это разновидность первичной учетной документации бухгалтерского учета, поэтому она может служить юридическим основанием для составления претензии или обращения в суд.
- В-шестых: при составлении данного документа, либо по окончании процесса вносить какие либо корректировки в него запрещено. Так же запрещено делать исправление допущенных ошибок, зачеркивание, использование корректоров текста и т.п.
- В-седьмых: для учета данной документации она должна быть отражена в сводных книгах или журналах.
- В-восьмых: допустимо оформление только на бумаге. Электронные версии данного документа должны сопровождаться копиями на бумаге.
- В-девятых: подписывать составленную ведомость могут только лица, уполномоченные на то руководителем предприятия или главным бухгалтером.
- В-десятых: как и многие виды документации, относящиеся к бухгалтерскому учету, дефектные ведомости могут затребовать, изъять органы, осуществляющие надзор за данной сферой деятельности.
Важно помнить, что только в случае выполнения предъявленных требований, данная документация будет обладать юридической силой, в обратном случае ее значение ничтожно.
Ниже расположен типовой бланк и образец дефектной ведомости вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
