Любая компания, фирма и даже индивидуальный предприниматель при ведении своей документации, т.е. при делопроизводстве не должны забывать о заполнении специальных подотчетных бумаг, закрепленных нашим законодательством, как обязательные.
К таким бумагам относится приходно-расходная книга (в дальнейшем ПРК). По сути, это журнал, в который администрация (отдел кадров) регистрирует трудовые книжки своих сотрудников и ведет учет при поступлении новых формуляров.
Некоторые руководители забывают о том, что ПРК нуждается в тщательном контроле, а некоторые и вовсе игнорируют и не ведут их.
Проверяющие инстанции могут воспользоваться такой оплошностью и небрежностью, царящей в организации, а иногда неприятные последствия могут возникнуть и в ходе иска от бывших сотрудников.
Где приобрести приходно-расходную книгу
Как правило, приобретением данного журнала занимается отвечающий за его ведение сотрудник, понимающий, что отсутствие ПРК (как и неправильный учет) ляжет на него пусть и не большим, но все-таки штрафом, достигающим 5000 рублей, тогда как организации придется отвечать более тяжелыми выплатами в размерах до 50000 рублей.
Именно поэтому важно понимать, что обзаводиться ПРК следует только у зарегистрированных распространителей. Объем и частота закупок подобных формуляров регулируется согласно официальному постановлению правительства.
Мы настоятельно не рекомендуем Вам самостоятельно приобретать трудовые книжки и вкладные листы с рук, так как такой документ впоследствии может оказаться непринятым Пенсионным фондом вследствие его подделки.
Только объединения организаций «ГОЗНАК» предлагают формуляры, соответствующие всем нормам и степеням защиты.
Основные правила и требования к ПРК
-
Лицо, ответственное за ведение ПРК, должно следить за тем, чтобы количество «трудовых» всегда было достаточно и в случае обнаружения нехватки, ему следует оповестить об этом свое руководство;
-
Учетная книга должна иметь специальную номерную пломбу (не поврежденную);
-
Ответственному сотруднику предстоит выполнять правильную и последовательную прошивку журналов;
-
Книга учета должна быть заполнена по специальному алгоритму и инструкциям. К примеру, все страницы журнала стоит пронумеровать прописью в виде цифр;
-
Шнуровка книги опечатывается, а сама она должна храниться в несгораемом сейфе.
Ниже расположен типовой бланк и образец приходно-расходной книги, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
