В процессе деятельности организаций приходится вести переписку. Она может производиться с партнерами, контрагентами, государственными служащими и структурами.
Иногда возникает необходимость пересылать документы. Так, например, подача отчетов и другой документации в налоговую службу (ИФНС) может производиться по почте. В этом случае, наряду с пересылаемыми документами, необходимо вложить в конверт сопроводительное письмо.
Данная статья ставит своей целью рассказать о том, как оформить это письмо правильно. После ее прочтения можно воспользоваться бесплатными ссылками для получения примеров и образцов. Кроме того, наша интернет-служба предоставляет возможность получить консультацию опытного юриста.
Оформление сопроводительного письма в ИФНС, образец заполнения
Законодательством не установлено унифицированной формы для бумаг такого типа. Тем не менее при составлении данного письма нужно учитывать, что его оформление подчинено некоторым нормам и правилам. Во-первых, оно должно иметь печатный вид.
Печатается документ на бумаге формата А4. Будет лучше, если оно будет отпечатано на фирменном бланке компании. Это означает, что все необходимые реквизиты предприятия уже указаны в шапке.
Если такой бланк компанией не разработан, то реквизиты нужно указать в тексте письма. Для этого прописывают номера регистрационных документов и свидетельств. Также указывается название предприятия.
В правом верхнем углу текста, в первую очередь, вносится запись об адресате. Если речь идет о налоговиках, то нужно полностью указать, в какую именно инстанцию Федеральной Налоговой Службы оно направлено.
Напротив слева вносятся исходящие регистрационные данные. В первую очередь – это порядковый номер в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Здесь же нужно указать дату оформления сопроводительного письма.
Никаких названий документа быть не должно. Ниже того, о чем было сказано ранее, располагается текст. В первую очередь в нем необходимо разъяснить, с какой целью (по какой причине) пересылается документация.
После этого нужно привести полный перечень документов, которые будут направлены. Для этого указывают их названия. Кроме этого вносится дата их издания и номера.
Важные моменты при составлении сопроводительного письма
Но и это не все данные, которые требуется указать о пересылаемых документах. По отношению к каждой из позиций нужно прописывать, какое количество экземпляров было направлено. Также желательно указать, сколько листов содержится в каждом из документов. Эти меры позволят избежать утраты листов и документации в целом.
Вторая цель данного письма заключена в облегчении действий, которые должен будет выполнить налоговый инспектор.
Ничего лишнего текст содержать не должен. Этот документ является официальным. Ниже текста слева указывают должность того сотрудника, который производит его подписание. Напротив справа ставится подпись полномочного лица с расшифровкой. Подпись должна быть заверена оригинальной печатью компании.
Ниже расположено типовое сопроводительное письмо в ИФНС, образец и бланк которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
