Любое движение средств через кассу предприятия, закон требует фиксировать в специальных документах.
Выдача наличности кому-либо из кассы, тем более должна быть отражена в документах.
Мало того, выдачу какой-либо суммы, кому бы то ни было, должен одобрить руководитель или лицо, несущее материальную ответственность за финансы компании.
Оборот наличных на предприятии
Закон довольно строго ограничивает оборот наличных денег на предприятиях. Делается это для того, чтобы исключить преступные действия, связанные с «отмыванием денег», легализацией незаконной прибыли. Со счёта предприятия списывается и выдается в наличном эквиваленте определённая сумма, и каждый выданный из этой суммы рубль, должен быть отражён документально. Налоговая полиция зорко следит за соблюдением этого правила и довольно сурово карает за нарушение его.
Выдача наличности должна фиксироваться специальным расходным документом – расходным ордером, документом строгой отчётности, без которого выдача денег из кассы невозможна, по нормам законодательства.
Расходный ордер
Во-первых, документ необходим самому кассиру как отчёт за выданные из кассы средства, в нём указывается основание выдачи денег. Самовольно кассир, естественно, не может выдать наличные никому.
Расходный ордер бланк которого можно скачать бесплатно, унифицированный, то есть стандартный для любых предприятий, документ. Правила выдачи наличности закреплены законодательно, и стандартный бланк ордера подходит для любых типов компаний любой формы собственности. Заполнен ордер должен быть полностью, не допускается пропуска ни одной из необходимых строк документа. Как не допускается в нём и исправлений, ошибок и неточностей.
Нет нужды удостоверять ордер у руководителя, так как руководитель должен заверить лишь письменное основание на выдачу денежных средств из кассы, ордер же, составляется по факту, удостоверяя лишь передачу денег, когда все необходимые разрешения получены и имеется документ-основание для выдачи наличности.
Для примера: расходный ордер составляется в случае одобрения директором заявления о выдаче аванса, или при выдаче командировочных сотруднику, отправляющемуся в поездку по нуждам организации, выдаче заработной платы, когда она выдаётся наличными, расчета с клиентами, если такой расчет происходит через кассу. Все заполненные и подписанные ордера сдаются главному бухгалтеру и суммы указанные в них, должны в точности соответствовать суммам, фактически выданным из кассы предприятия.
Ниже расположен типовой бланк и образец расходного ордера вариант которого можно скачать бесплатно.
