Со временем, у каждой организации накапливаются архивы документации.
Это могут быть бухгалтерские, учетные, текущие и прочее. Спустя определенное время, руководство принимает решение об уничтожении их части.
Как же правильно оформить утилизацию. Какими документами она подтверждается.
Основной документ при уничтожении
Самым важным таким документом, является акт об утилизации. Как и любой акт, он имеет письменное свое проявление и составляется и подписывается комиссией.
Число экземпляров такого акта – не менее двух. В нем указывается, когда он составлен. Помимо этого должны быть перечислены все члены уполномоченной комиссии.
Допускается ссылаться на приказ о назначении ответственных за утилизацию документов. Обязательно прописывается полная информация о предприятии, принявшее решение уничтожить документы.
Неотъемлемой частью акта является подробная опись всех уничтожаемых бумаг. К ее составлению стоит относиться с крайней серьезностью. Ведь далеко не каждый документ может быть уничтожен, только благодаря чьему-то желанию.
У каждого документа есть свой регламентированный срок хранения. Получить информацию о том, какие документы сколько обязательно сохраняются, можно прямо на этой странице. Здесь же можно бесплатно скачать образец такого акта с примером ведомости.
Кроме документов, чьи сроки минимального хранения истекли, можно уничтожать документы, которые утратили юридическую силу, и либо свою значимость и ценность. Принимая подобные решения, обязательно дайте оценку всей ответственности и важности подобного шага. Тот документ, который кажется неважным сегодня, ввиду изменившихся обстоятельств, может снова понадобиться позже.
Способы уничтожения документов
Многие уничтожают документы самостоятельно. Но это не является обязательным. Вы можете обратиться в соответствующую организацию, которая сделает это профессионально.
Следует знать, что в этом случае необходимо будет составить акт о передаче документов на утилизацию. Этот акт о передаче также подтверждается ведомостью с перечнем всех утилизируемых документов. Образец и форму акта о передаче на уничтожение можно бесплатно скачать на нашем сайте.
Если уничтожение производится на организации своими силами, комиссия перед подписанием акта, проверяет соответствие номенклатуры, указанной в прилагаемой ведомости. Это делается для того, чтобы ни в коем случае не были уничтожены случайные документы. Подписанный комиссией акт является подтверждением того, что все указанные в нем бумаги были действительно уничтожены.
Акт уничтожения документов
№_____________ от «______»_________________201 г.
Отдел кадров ОАО «__________» о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
На основании ________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы.
И т.д...
Ниже расположен типовой бланк и образец акта уничтожения документов вариант которого можно скачать бесплатно.
Этот документ может быть вам полезен:
Читать документ далее
