Должностная инструкция — это документ, который должен быть предоставлен каждому вновь принятому на работку работнику или переведенному на новую должность.
В нем должны отражаться главные функции и задачи сотрудника при его трудовой деятельности.
Значение инструкции нельзя недооценивать, на нее можно и нужно ссылаться в защиту своих прав обоим сторонам трудовых правоотношений.
Так, работник может с помощью нее доказать, что он выполняет лишь тот объем работы, который ему показан, дабы избежать лишних указаний работодателя.
Тогда как сам руководитель, основываясь на перечне должностных обязанностей, может доказать, что работник халтурит на рабочем месте и не выполняет в полной мере свои обязательства.
Должностные инструкции должны быть на каждую штатную единицу в любой компании, и выдаются они при приеме на работу нового сотрудника для его ознакомления с его должностными обязанностями на новом рабочем месте.
Все инструкции для работников должны разрабатываться на основании одного нормативного источника в этой области — Справочника должностей.
Но он не регулирует оплату работникам, данный вопрос зависит от руководителя и профессионализма его работника.
Требования, выдвигаемые к работнику на должности секретаря
Среди всех должностей существуют такие, которые присутствуют практически в каждой организации. Секретарь — в числе именно таких должностей, так как мало какая компания может обойтись без услуг секретаря. В больших компаниях их может быть более одного, тогда секретари, как правило, прикрепляются к одному из руководителей.
Надо сказать, претенденты на данную должность должны иметь образование не ниже среднего, а главное умение должно заключаться в свободном владении компьютерной и другой оргтехникой.
Важна грамотность работника, которая подразумевает:
- составление и редактирование документации;
- ведение деловой переписки.
Кроме этого, секретарь должен выполнять следующие функции:
- организационная и административная деятельность;
- прием и отправка корреспонденции;
- делопроизводство;
- принимает документацию на подпись руководителю;
- организация конференций и переговоров, в том числе телефонных;
- занимается обеспечение организации и ее структурных подразделений канцелярией и прочим необходимым.
Должностная инструкция секретаря, как и любого другого сотрудника, имеет общую структуру.
Она включает в себя следующие разделы:
- общие положения;
- функциональные обязанности;
- должностные обязательности;
- права секретаря;
- ответственность;
- взаимоотношения секретаря с другими работниками.
Ниже расположен типовой бланк и образец должностной инструкции секретаря вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
