Это форма документа, призванная содержать объяснение лица касаемо какого-либо вопроса. При этом сфера ее использования — внутреннее устройство компании.
Для чего нужна объяснительная
Объяснительная может являться часть какого-либо документа и содержать в себе пояснения определенного момента.
Зачастую, таким документом работник излагает причины своего какого-либо действия или произошедшей ситуации, а также связь между ней и наступившим следствием.
Она помогает руководителю — лицу, которому она адресована — разобраться в сложившихся обстоятельствах и сделать верные выводы, касаемо виноватого в них лица.
Когда сотрудник подозревается в совершении проступка, влекущего дисциплинарное взыскание, то работодатель требует его объяснений в форме записки, причем отказ от ее дачи, зачастую влечет наступление дисциплинарной ответственности для потенциально провинившегося, но не предъявившего ничего в свое оправдание.
Правила составления объяснительной записки
Для начала необходимо верно сформулировать в уме те причины, которые будут изложены. Самое частое применение для этого рода документа — на требование руководящего лица объяснить опоздание сотрудника, не выход на работу или же не выполнение какой-либо задачи, предусмотренной трудовыми функциями.
От того, какой будет дан ответ, зависит будет ли сотрудник подвергнут наказанию, а если да, то в какой степени.
Как вид внутреннего документа, объяснительная записка должна соответствовать определенным правилам оформления:
- в верхней части должны содержаться реквизиты компании, полное имя руководящего лица, для которого предназначается записка, его должность;
- название документа;
- дата составления;
- номер, присужденные при регистрации внутренней документации;
- далее указывается само произошедшее событие, которое потребовало объяснений;
- затем должны быть изложены причины, которые имели место быть и привели к текущей ситуации или были причиной какого-либо поступка или бездействия, связь этих двух фактов, а также вывод автора письма и просьба освободить от ответственности себя или других лиц, в силу вышеизложенных моментов.
- Записку могут сопровождать другие документы или нормативные акты, которые могут выступать в качестве доказательств к словам сотрудника, список которых указывается тут же;
- завершает текст подпись составителя, с расшифровкой имени и указанием должности.
Она может иметь как самостоятельный характер, так и быть часть какого-либо проекта или плана, конкретизируя и поясняя определенные пункты.
Ниже расположен типовой бланк и образец объяснительной записки о прогуле вариант которого можно скачать бесплатно
