В маленьких организациях общение сотрудников имеет устную форму, для работы этого достаточно. Но если компания имеет очень развитую структуру, все должно оформляться в виде деловой переписки. После написания документов (писем) отпадает возможность «забыть» о факте.
В деловом общении сотрудников предприятия можно выделить несколько видов документов. А именно: докладная записка, служебная записка, объяснительная, заявление.
В данной публикации пойдет речь о том, как правильно оформить служебную записку.
В первом разделе статьи будет сказано о том, что из себя представляет документ и в каких случаях он пишется. Во втором разделе рассмотрим форму и структуру документа.
Сразу после прочтения данной публикации можно будет воспользоваться ссылками для получения примеров и образцов служебных записок.
Суть и значение служебной записки
Данный документ применяется для того, чтобы передавать информационно-справочные данные внутри предприятия. Он часто используется, хотя, как отдельно существующий документ он отсутствует. То есть, законодательством Российской Федерации не оговорено применение данной бумаги. К его оформлению применяют общепринятые требования и ГОСТы.
Следует различать суть служебной записки и, например, докладной. Первая несет в себе функцию передачи информации в горизонтальной плоскости. То есть, она предоставляется между равными по должности сотрудниками. Второй документ подается вышестоящему руководству.
Служебные записки в основном применяются для разрешения вопросов в информационной, материально-технической, хозяйственной и организационной деятельности между различными отделами (структурными подразделениями). Текст данного документа, как правило, содержит просьбы или предложения, направленные на разрешения возникших вопросов. Следует знать, что если необходимо разъяснить невыполнение неких установленных показателей, то пишется не служебная, а объяснительная записка.
Структура служебных записок
Применяя общепринятые принципы, в данный документ вносится «шапка». В ней необходимо, в первую очередь, определить то лицо, к которому документ направлен. Нужно указать его должность и Фамилию, Имя, Отчество. Там же (в «шапке») необходимо указать отправителя в таком же формате. Ниже приводится выделенное шрифтом название документа.
Еще ниже располагается текст. Схематично его можно разделить на две части. Первая содержит разъяснение обстоятельств и раскрывает суть вопроса. В свою очередь, вторая указывает на желаемые цели и методы их достижения. Это прописывается не в требовательной форме, а в просительной.
Под текстом ставиться дата написания. Напротив, нее располагается подпись направителя с расшифровкой (Ф.И.О.).
Этот документ имеет право подписать как составитель, так и руководитель отдела (структурного подразделения).
