Если человек работает в офисе и хочет быть на хорошем счету у начальства, кроме прочих умений он должен владеть умением вести деловую переписку.
Одной из ее основ является знание о том, как составляются коммерческие письма.
Что такое коммерческое письмо
Коммерческие письма используются для проведения различных сделок в компании, а потому несколько отличаются от обычных писем и стандартных деловых писем.
Коммерческие письма бывают разные, но наиболее часто встречаются такие письма, как письма-оферты, письма-претензии и письма-акцепты. Они достаточно кратко и точно излагают суть дела, в них указываются точные факты.
Письма-оферты мы используем в тех случаях, когда хотим заключить с другой организацией договор. С одной стороны мы слегка рекламируем себя, но и с другой сразу предлагаем условия для обсуждения и подписания в последующем договора.
Письма – претензии становятся нам нужны, если организация, с которой мы подписали договор, по какой-то причине не делает, то, что пообещала сделать. Это письмо как бы небольшая ступенька, чтобы уладить конфликт и не подавать в суд. В нем обязательно должны быть указанны данные о нашей организации, изложена суть наших требований, подкрепленная правовой базой, которая доказывает нашу правоту. На нем обязательно также должна стоять дата и подпись.
Письма-акцепты – это своеобразные сопроводительные письма к сделке. В них мы изъявляем желание получить или предложить какую-либо услугу другой компании.
Как правильно составить коммерческое письмо
Прежде всего, необходимо проверить, а нет ли для письма, которое мы составляем, какой-то строго фиксированной законом формы. Потому что, если она есть, мы обязательно должны придерживаться ее, иначе наше письмо нельзя будет считать документом, который имеет силу. Не нужно писать большое объемное письмо. Все мы люди занятые и читать лишнее, тратя на это свое драгоценное рабочее время, никому не хочется. Изложите все кратко, метко, точно и по факту, тогда в вас увидят серьезного человека и вами заинтересуются.
В письме обязательно укажите данные того лица (физического или юридического), кому вы его направляете, чтобы письмо попало по адресу. Далее точно обозначьте то, о чем вы пишите и для чего вы пишите. Помните при этом о краткости и точности. Далее зафиксируйте, чтобы вы хотели бы обсудить с тем лицом, которому вы пишите.
Визуально в коммерческом письме должны усматриваться следующие детали:
-
Данные о вас и о том, кому вы направляете письмо.
-
Подпись руководителя вашей организации.
-
Заголовок с темой письма и его вводная часть, раскрывающая цель.
-
Текст письма.
-
Ваши подписи.
Ниже расположен типовой бланк и образец коммерческого письма вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
