Работа с архивом требует соблюдения определённых правил.
В архиве хранится документация предприятия, которую законом запрещено уничтожать в течение определённого срока.
Некоторые документы должны храниться в архиве весь срок существования организации – это так называемые дела постоянного хранения.
Заполнение архива и учёт бумаг
Самостоятельно подразделения и службы компании не имеют права уничтожать документацию. Отработанные документы, то есть те, которые потеряли актуальность, но содержат важную информацию, подлежат сдаче в архив.
В каждом отделе из документов, подлежащих сдаче на хранение, составляются так называемые дела, то есть папки с однотипными документами, систематизированные по принятым параметрам. Каждое дело содержит опись входящих в него документов. Все отделы, в установленные руководителем сроки, обязаны сдавать дела в архив. Работники архива, в свою очередь принимают документацию и составляют собственные документы, подтверждающие принятие того или иного дела на хранение и обеспечивают надлежащую сохранность документов.
Дела постоянного хранения
Постоянному хранению – хранению дел весь срок существования фирмы, подлежат определённые, в основном финансовые, документы. Финансовую деятельность коммерческих компаний контролируют государственные службы, и в любое время, для проверки фактов нарушений закона, дела могут быть затребованы из архива.
Архивные работники, принимая дела на постоянное хранение, делают собственную опись дел постоянного хранения, она делается на основании описей, составленных в отделах и службах предприятия, сдающих документы в архив. Обычно, такая опись делается на определенный промежуток времени, чаще всего – годовая опись. То есть в течение года в неё вносятся поступающие в архив данные о делах постоянного хранения, в конце года создаётся комиссия или лично руководитель проверяет наличие и состояние дел в архиве согласно такой описи.
Помимо контрольных функций, с помощью описи можно довольно быстро разыскать требуемый документ, просмотрев сведения о дате поступления и месте хранения требуемой бумаги.
Помимо этого, по такой описи можно передавать архив на хранение, для некоторых предприятий предусмотрена передача архива государственным структурам, опись в таком случае, будет служить передаточным документом, по которому как принимающая, так и передающая сторона могут убедиться в правильности передачи документации и наличии всех закреплённых в описи дел.
Ниже расположен типовой бланк и образец описи дел постоянного хранения вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
