В хозяйственно-экономической деятельности каждого предприятия применяется огромное количество документации. Часть из этих документов предназначена для пересылки контрагентам, должностным лицам, государственным инстанциям и прочее.
Любое обращение компании должно иметь документальный вид. Это означает, что оно должно быть оформлено в письменном виде.
Данный вид документов (письма) можно классифицировать в отдельный тип. Он имеет название служебных писем. Для данных документов не существует единой унифицированной формы.
В то же время существуют общие правила для их написания и оформления. Именно об этом пойдет речь далее. После прочтения данной публикации можно будет воспользоваться ссылками и получить образцы писем разного содержания для ознакомления.
Структура и форма служебного письма
Допускается написание документации такого типа на официальном (фирменном) бланке предприятия. Естественно, это делается в том случае, если такой бланк был разработан заранее.
На официальном бланке уже будут расположены необходимые регистрационные реквизиты предприятия. Это несколько облегчит написание. Если бланк ранее разработан не был, при написании нужно будет учесть следующее.
Среди обязательных атрибутов данного документа могут быть:
-
государственный герб России;
-
герб субъекта России;
-
логотип предприятия или его товарный знак;
-
код компании;
-
аббревиатура типовой формы документа;
-
название компании;
-
справочная информация о ней;
-
регистрационные коды (ОГРН, ИНН/КПП);
-
дата написания;
-
порядковый регистрационный номер письма;
-
отметка о прохождении входящей регистрации;
-
данные об адресате;
-
подзаголовок;
-
непосредственно текст;
-
реестр прилагаемых документов (приложений);
-
подписи, подтверждающие согласование с руководством компании;
-
данные о сотруднике-исполнителе;
-
оригинальная печать;
-
прочее.
Данный перечень может быть дополнен либо сокращен.
Требования к тексту служебного письма
Данный тип документов предполагает написание текстов в деловой форме. Это значит, что каждое письмо может быть посвящено только одному вопросу (теме). Никаких литературных оборотов в тексте быть не должно.
Обращаться к адресату необходимо всегда вежливо. Это не зависит от того, с какой целью написано письмо. В случае предъявления требований или претензий в тексте должно быть сохранено просительное обращение.
Это означает, что каждое из требований должно начинаться со слов: «прошу Вас».
Каждый из приведенных в тексте письма доводов должен быть обоснован и конкретизирован. Для конкретизации необходимо указать точную дату события, конечный период времени и так далее.
Для обоснования используют ссылки на подтверждающие (доказывающие) документы. При необходимости копии этих документов могут быть приложены к письму. В этом случае в текст вводится реестр прилагаемых документов (приложений).
Ниже расположен типовой бланк и образец служебного письма, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
