Необходимость передачи дел возникает во многих ситуациях: это может быть и смена сотрудником должности, и его увольнение, и проведение реорганизации или ликвидации структурного подразделения или целого предприятия.
Какими бы разными не были поводы, ни в одном из случаев передача дел не должна быть совершена без письменного документа, который подтвердит прием документации, перечисленной в нем, другим лицу.
Этим документом является акт приема-передачи документов.
Зачем составлять акт о передаче дел
Написание такого акта защищает от появления недоразумений и разногласий между сторонами или помогает в их разрешении, если спорная ситуация будет впоследствии решаться в суде. Акт, зафиксировавший факт приема документов, будет принят во внимание судебным расследованием и послужит доказательством, если ранее подписанные документы вызовут сомнения.
Кроме того, такой акт снимает ответственность с того, кто документы принимал и дает возможность объективно оценить положение дел.
Акт приема-передачи дел – двусторонний документ, значит, требует составления двух экземпляров. Один останется у организации, составившей документ о передаче, другой – у той организации, которой он был адресован.
Очень внимательно стоит обходиться с оригиналами документов – передачу именно оригинала, а не копии обязательно стоит отметить в акте на случай утраты или потери документа и дальнейшего судебного разбирательства. По этой же причине не стоит пренебрегать и созданием копий всех передаваемых документов.
Обязательное содержание акта о приме-передаче документов
Официально существующее законодательство не определяет форму акта, что позволяет предприятиям разрабатывать шаблон документа своими силами.
Обязательное содержание акта передачи:
-
название: акт приема-передачи;
-
датировка составления и место;
-
название организации-составителя акта полностью;
-
полный перечень передаваемых документов, при этом указывается регистрационный номер каждого, тип – оригинал или копия и количество;
-
должность и полное имя составителя данного акта;
-
полное название организации-адресата, должность и полное имя лица, которому передается документация;
-
подписи тех, кто несет ответственность за передачу, – передавший и получивший;
-
печать организации-составителя.
Ниже расположен типовая форма и пример акта приема документов вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
