Для такого документа не предусмотрено единой обязательной формы, поэтому и порядок заполнения, и его смысловое содержание нужно прописать в каком-либо из положений, принятых в данной организации.
И все же выделить несколько содержательных моментов, которые рационально использовать в форме протокола заседания комиссии, вполне возможно.
Содержание формы протокола заседания комиссии
-
Список всех участников заседания, с подробным перечнем тех должностных постов, которые они занимают. Для удобства желательно соблюдать алфавитный порядок. Люди, не присутствующие в комиссии, но участвующие в данном заседании, отдельно отмечаются в графе «приглашенные».
-
Способы фиксации процесса заседания. Если раньше для такой фиксации использовались стенограммы, то в наши дни преимущество отдаётся всё же аудио- и видео- записи. В любом случае, многие организации требуют расшифровки таких записей для их письменного отражения в тексте данного протокола. В противном случае такие материалы, как правило, прикладываются к договору.
-
Существует два варианта оформления основной части протокола: полная и краткая. Первая подразумевает текстовую фиксацию выступлений всех (хотя бы в форме выдвигаемых тезисов и мнений) участников заседания комиссии. Краткая подразумевает лишь перечень тем и, иногда, краткого содержания докладов, которые были зачитаны.
-
При наличии аудио- и видео- материалов, дополняющих протокол, желательно указывать минимальный срок их хранения.
-
Тема, которая обсуждалась (другое название — повестка дня), его регистрационный номер в организации, а также непосредственная дата заседания. Дата составления протокола, как правило, не заносится в его форму и ее нельзя указывать вместо даты проведения самого заседания.
-
Подписи участников. Здесь могут быть зафиксированы как все участники до единого, включая и приглашенных, однако может и не быть почти никого. Главным условием получения протоколом доказательной силы будет являться его подпись председателем комиссии и секретарем.
-
В некоторых случаях данный документ должен быть дополнительно заверен руководителем организации (например, протокол экспертной комиссии).
Другие нюансы
Как правило, обязанности по составлению такого протокола ложатся на секретаря, однако это не обязательная практика.
Любой из присутствующих на заседании, по поручению председателя или руководителя организации, может иметь обязанность по оформлению протокола заседания.
Ниже расположена типовая форма протокола заседания комиссии, вариант которой можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
