Не является нормативным актом образец письма-запроса, поскольку, хотя оно и пишется юридическим языком, такое письмо не содержит нормы права, то есть предписания, правила поведения.
Напротив, письмо-запрос составляется для получения каких-либо сведений. При этом контрагент не обязан предоставлять такие сведения или вообще отвечать на письмо, ведь, повторимся, это не нормативный, а делопроизводственный документ.
Юридической ответственности такие действия не повлекут, но стороны связаны деловыми и чаще партнерскими правоотношениями, поэтому, если не ответить или необоснованно отказать на просьбу, заключенную в письме, это может трактоваться как неуважение.
Обязанность отвечать на подобные письма может быть предусмотрена соглашением о сотрудничестве.
Составление образца письма-запроса
Перед содержанием письма сначала необходимо рассмотреть его форму. Поскольку письмо-запрос направлено на получение информации, зачастую конфиденциальной, то получатель должен быть уверен в личности отправителя.
Исходя из этого письмо, если оно направляется в письменной форме, составляется на официальном бланке организации отправителя с проставлением печатей и подписями руководителей.
Когда письмо направляется через Internet, письмо подписывается электронными подписями.
Письмо-запрос в соответствии с обычаями составляется правовым языком.
Обычно к тексту применяются требования, по которым текст должен быть:
- логичным;
- грамотным;
- последовательным;
- толкуемым однозначно.
Текст может содержать устойчивые обороты, которые придадут письму деловую окраску. Например, просьба предоставить информацию может начинаться со слов: «Просим Вас сообщить…», «Просим предоставить информацию…».
Когда сведения требуются к определенному сроку, можно использовать словосочетание «Просим ответить к…» или «Просим направить ответ в течение…».
Содержание письма-запроса
В тексте допускается использование юридических и профессиональных терминов. Запрашиваемые сведения подлежат конкретизации, то есть детализируется, какая информация, за какой период и т.д. запрашивается.
Оговаривается уполномачивающий документ, на основании которого запрашивающее лицо получает право на запрос и вообще нуждается в нем. Таким документом обычно выступает заключенное контрагентами соглашение, оформленное договором.
Когда право на получение информации предоставляется на основании закона, следует сослаться на нормативный акт.
Когда запрос направляется для уточнения некоторых обстоятельств, например, когда стороны договорились о чем-либо по телефону, следует сослаться на такой разговор.
Текст содержит также реквизиты сторон: заголовок текста, указание на получателя адресата, подпись последнего.
В конце письма рекомендуется упомянуть о надежде на будущее плодотворное сотрудничество и выразить благодарность.
Ниже расположен типовой бланк и образец письма-запроса, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
