Деловое общение между предприятиями, организациями или государственными органами и службами, это, прежде всего, деловая переписка.
Из чего можно сделать вывод, что служебные письма – это наиболее распространённая форма обращения при донесении той или иной официальной информации.
Многообразие форм и образцов служебных писем
Что можно считать служебным письмом? Во-первых, если это письмо, то оно должно быть написано.
На данный момент, письмами можно считать не только текст на бумаге, но и информационный файл, пересылаемый посредством электронной почты. Если письмо служебное, то в нём содержится именно официальная информация о том или ином вопросе.
Именно содержимое письма определяет его назначение. Официальная информация, как то: ответ на запрос или обращение, разъяснение нормы закона или положения договора, иная официальная информация, выраженная в рукописной или печатной форме, даёт возможность определить письмо как служебное.
Служебные письма имеют широкую область распространения, и применяются как во внутреннем документообороте предприятий, например, обращение сотрудника одного отдела к сотруднику другого отдела, либо официальная информация, доводимая до начальства, так и как способ общения с партнёрами или клиентами.
Составление образца служебного письма
Официально-деловой тон, содержание письма, носящее именно официальный характер, присущи каждому служебному письму.
Необходимость составления таких писем связано с тем, что информация, изложенная в документе, действительно важна для получателя письма и для его отправителя.
В определённых случаях, письменная форма ответа на тот или иной вопрос, выраженная в составлении служебного письма – требование действующего законодательства.
Для того, чтобы доказать соблюдение правовых норм, необходим письменный документ, и без наличия служебного письма, соблюсти требования закона не получится.
Требования к оформлению служебных писем не стандартизированы. Отметим только, что письмо является официальным документом, и необходимо соблюдать требования иных норм права, предусматривающих правила оформления официальных документов, содержащих значимую информацию.
Отправку служебных писем предпочтительнее делать с обязательным уведомлением о доставке письма получателю, дабы иметь возможность доказать исполнение своих обязанностей в полной мере, если в круг таких обязанностей входит составление или отправка служебных писем.
Ниже расположен типовой бланк и образец служебного письма, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
