Записка — это вид документа, который так же имеет свои разновидности в зависимости от характера и цели, которую она несет.
Так, записки бывают:
-
докладные;
-
служебные;
-
объяснительные.
Особенности докладных записок
Рассмотрим особенности докладных записок.
Они могут быть адресованы любым лицам, чаще всего их пишут вышестоящим лицам, которым необходимо что-либо доложить, это вытекает из названия документа. Такими лицами могут быть руководители, начальники отделов, директора компаний и другие уполномоченные лица. Употребляются они с целью проинформировать получателя, носят справочный характер.
На ряду с доводами составителя, которые могут содержать различные выводы, записка содержит конкретную цель, которую преследует ее автор.
Так же надо заметить, что инициатива по ее составлению может быть как у самого лица, так и она может быть составлена по поручению руководящего лица. К первому случаю как раз подходит докладная записка, которая пишется работником на своего коллегу, цель при этом может быть разной: от желания в чем-то уличить до предложения премировать за определенные заслуги.
Докладная записка на сотрудника относится к внутренним, так как предназначается адресату в пределах одной компании.
Правила составления внутренних докладных записок
Записки оформляются письменно, могут быть составлены от руки или машинописным текстом. Главное — это соблюсти все правила делового этикета при составлении документа.
Информация должна быть лаконично сформулирована, но при этом точно, не допуская двусмысленного понимания текста. Не допускаются так же в деловых записках ошибки, помарки и исправления.
Структура данного документа по общему правилу должна выглядеть следующим образом:
-
название структурного подразделения компании;
-
название самого документа (пишется прописными буквами);
-
актуальная дата на момент составления;
-
номер записки, присвоенный при регистрации;
-
имя лица, которому она адресована, его должность;
-
описательный заголовок к записке;
-
основной текст документа, который по общему правилу состоит из описательно-информативной части и итоговой, в которой необходимо отразить свои выводы, предложения и просьбы;
-
подпись автора с расшифровкой имени.
В некоторых компаниях, для удобства своих сотрудников разработан унифицированный шаблон докладных записок, которым можно воспользоваться при такой необходимости.
Ниже расположен типовой бланк и образец докладной записки на сотрудника, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
