Служебная записка является формой оборота документов внутри определенной организации, которая позволяет оптимально быстро решать возникающие проблемы производственного характера.
Основной целью документа выступает доведение до сведения определенного лица касательно имеющейся проблемы, также варианты разрешения такой проблемы и обсуждения дальнейших действий по ее разрешению.
В действующем законодательстве не имеется строго закрепленной формы для составления записок служебного характера, пишутся они в свободной форме, передаются в бумажном виде или через электронные носители связи.
Как написать служебную записку
Существуют некоторые требования, которые являются общими при написании всех служебных записок.
К ним относят следующее:
- Обозначение того, кому именно направлена такая записка. Справа вверху указывается ФИО и должность такого лица.
- Ниже нужно обозначить название документа и его порядковый номер.
- После этого уже можно приступать к рассмотрению вопроса или ситуации, которая подлежит рассмотрению.
- Далее нужно обозначить варианты разрешения возникшей ситуации, или хотя бы предложить действия, которых ждет ее автор от того, кому она направляется;
- Теперь остается поставить ФИО и должность лица, которое направило данный документ.
Имеет смысл на примере проследить как необходимо писать служебную записку. Текст может быть подобен тому, что изложен далее.
Пример написания служебной записки
Руководителю ООО «Цветок»
Петрову Дмитрию Борисовичу
г. Иркутск 08 сентября 2015 г.
Петрову Дмитрию Борисовичу
г. Иркутск 08 сентября 2015 г.
Служебная записка
В цеху по производству кондитерский изделий сломан конвейер с 05 сентября 2015 г. Для его ремонта нужно приобрести детали согласно приложенного перечня.
Цена работ по ремонту, а также самих деталей равняется 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей. Поскольку выделенный для этих целей денежный фонд полностью исчерпан, деталей не имеется в организации, в целях предотвращения простоя производства кондитерских изделий,
Прошу:
1. Выделить денежные средства согласно списка, который приложен к записке
2. Предоставить бригаду рабочих, которые смогут в максимально короткие сроки выполнить работы по ремонту неисправного оборудования.
С уважением, руководитель кондитерского цеха, Стариков Иван Петрович
Особенности написания служебной записки в электронном виде
Когда в компании предусмотрен обмен информацией через электронную связь, включая почту, то обмен информацией существенно упрощается. Все поступающие уполномоченным должностным лицам сообщения рассматриваются достаточно быстро.
На самом деле никаких особенностей написания документа в электронном виде не существует. Если обратится к образцу служебной записки в электронном виде, то можно полностью в этом удостовериться.
Большая часть документа, говоря правильнее сам факт описания события и предлагаемые решения возникшей ситуации, будут точно такими же, как и в рассмотренном нами примере.
Ниже расположен типовой бланк и образец служебной записки вариант которой можно скачать бесплатно.
