Ответ на запрос о предоставлении информации является одной из разновидностей деловой документации. Ответ может быть составлен в положительной форме или отрицательной.
В первом случае в состав документа должны входить все необходимые данные, запрошенные ранее в исходном письме; отказ в предоставлении информации должен быть четко аргументирован и оформлен в соответствии с установленным регламентом.
Запрос о предоставлении информации
После получения инициативного письма с запросом об информации, в первую очередь, следует подробно изучить и проверить его содержание.
Чаще всего оно представляет собой просьбу предоставить данные об одном из работников организации на территории РФ.
Обычно в тексте исходного документа, кроме собственно запроса о предоставлении информации, указываются данные составителя, а именно: его ФИО, номер и серия паспорта, наименование органа, его выдавшего и дата выдачи, а также личная подпись субъекта.
При допущении ошибок в исходном документе или нарушении регламента в ответном письме в бланке подробно разъяснятся причина отказа в предоставлении данных.
Составление ответа на запрос о предоставлении информации
Если запрос оформлен правильно и не противоречит действующему законодательству РФ, следует приступить к составлению непосредственного ответа на него.
Для этого понадобится специальный бланк установленного образца, в котором указана следующая информация:
- наименование (аббревиатура) организации, которая послала запрос данных;
- ФИО оператора, заполнявшего бланк ответа на запрос, а также ИНН и адрес регистрации юридического лица;
- ФИО работника, его паспортные данные, гражданство и адрес;
- должность субъекта с упоминанием начала и окончания его трудовой деятельности.
Документ должен быть скреплен подписями уполномоченных лиц с указанием их ФИО и должностей, занимаемых ими. При наступлении необходимости, бланк с ответом на запрос можно дополнить соответствующим разъяснением.
После отправки документов, оператору необходимо внести сведения в Журнал учета обращений субъектов персональных данных и сделать пометку о том, что запрос был обработан и выполнен.
Необходимо помнить, что ответ на запрос о предоставлении персональных данных должна строго соблюдаться конфиденциальность, поэтому выданные сведения нельзя передавать для ознакомления посторонним лицам.
Кроме того, информация должна иметь общий характер, не связанный с личной жизнью субъекта.
Ниже расположен типовой бланк и образец ответа на запрос о предоставлении информации, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
