Каждая организация производит документооборот. Издаются документы самого различного типа.
Это и бухгалтерские, и финансовые, и кадровые, и прочие. После того, как эти документы «отработаны», они направляются в архив. Каждый документ имеет свой срок обязательного хранения.
Иногда формируются обстоятельства, при которых возникает необходимость очередной раз воспользоваться хранящейся документацией.
Факт отбора необходимых документов должен быть зафиксирован на бумаге. Кроме того, те бумаги, которые направляются в архив, должны пройти экспертизу.
Ее цель заключена в установлении правильности их оформления.
Оценка документации на правильность оформления
Для того, чтобы выполнить данные действия, создается специальная экспертная комиссия. В нее должны входить сотрудники компании.
Члены комиссии должны быть компетентны в оформлении тех документов, с которыми придется работать.
Естественно, в состав комиссии входит работник, который является ответственным за хранение документации (работник архива).
Причин создания такой комиссии несколько.
Этот перечень выглядит следующим образом:
- Выборка документации, подлежащей дальнейшей передачи в государственные архивы.
- Отбор бумаг, необходимых для практического применения в данный момент.
- Изъятие из архива документов, которые подлежат уничтожению ввиду утраты их практической значимости.
- Установление истечения сроков давности документации.
- Прочее.
В любом случае, факт работы комиссии должен быть документальным. Для этого, результатом ее работы является издание протокола заседания.
Оформление протокола заседания экспертной комиссии
Законодательство предполагает необходимость издания данного документа. Тем не менее, никакой унифицированной его формы не существует.
Данный документ имеет свободную форму. Но, при его составлении, необходимо пользоваться общими правилами, установленными для протоколов.
Этот документ должен содержать необходимые (обязательные) атрибуты:
- Дату подписания (составления),
- Название документа,
- Город, в котором происходило заседание,
- Перечень членов комиссии, председателя и секретаря.
Обязательные разделы:
- Повестка дня (цель заседания),
- Выступали (краткое изложение высказываний),
- Результаты голосования (общее решение по вопросам повестки дня).
Подписывать данный документ должен председатель комиссии и секретарь. Можно обратиться к специалистам за помощью в создании документа.
Ниже расположен типовой бланк и образец протокола заседания экспертной комиссии, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
