Документооборот в ведении бизнеса часто предполагает перемещение тех или иных бумаг на разные расстояния.
Документы зачастую имеют большую ценность, составляют коммерческую тайну или содержат в себе важные сведения.
Перемещение бумаг может осуществляться почтой, курьерскими службами, посторонними лицами или собственными силами организации. Неважен способ передачи документов.
Важно удостовериться в том, что нужная документация дошла до того, кому она направлена и это было зафиксировано документально.
Если от таких документов зависят важные моменты, то всегда лучше перестраховываться, имея на руках расписку в получении заказчиком или адресатом документов.
Этот по сути простой документ, в некоторых случаях, может доказать Вашу непричастность в утрате важных бумаг исполнения в полном объёме обязательств по их передаче.
Составление шаблона расписки
Тут не возникает никаких сложностей, хотя внимание уделить придётся. Обычно документ так и называется: «расписка в получении документов».
Ставится дата составления, кто (тут реквизиты организации или паспортные данные гражданина) получил документы, от кого (тоже необходимая информация) получил, указание, что претензий по количеству и виду документов не имеет.
Есть тонкий момент, обязательно укажите какие именно документы и в каком количестве получены, если бумаги в конверте и опечатаны, укажите наличие печатей и целостности упаковки.
Пример расписки
Расписка в получении пакета документов
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт №…, получил 31.11.12 от Григорьева Григория Григорьевича, паспорт №…, пакет документов фирмы «Росток», документы упакованы в конверт и опечатаны печатью фирмы «Росток», претензий по целостности конверта, печати и времени доставки не имею.
31.11.12
Иванов И.И. подпись Григорьев Г.Г. подпись
Такой достаточно простой документ является доказательством исполнения обязательств по передаче документов даже в ходе судебных разбирательств.
Соблюдение правил документооборота и закрепление в бумажном виде действий по перемещению документов будет комфортным условием ведения коммерческой деятельности, гарантией защиты собственных прав и репутации в случаях противоречий, возникших на почве проблем с документацией переданной Вами партнёрам.
Ниже расположен типовой бланк и шаблон расписки, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
