Что такое сопроводительное письмо или записка, есть к нему какие-то требования, как его нужно составлять? Человек, не связанный с документацией, не особенно в этом разбирается.
Чем она является, её значение
Сопроводительная записка – документ, который не имеет самостоятельного значения, и его используют в качестве вспомогательного элемента.
Она помогает не запутаться в массе присланных документов. Из сопроводительной записки сразу видно, кто и в каких целях прислал пакет документов.
Сопроводительная записка позволяет сообщить информацию, которую по ряду причин неудобно излагать в самом документе.
Например, отсылается предложение об изменении условий договора. Не сложно разобраться, если между компаниями один договор или два. Если же их много?
Сопроводительная записка используется и в делопроизводстве государственных органов.
Например, гражданин отправляет дополнительные материалы в суд в связи с уже открытым делом. Не создавать путаницу поможет сопроводительное письмо.
В нем указывают:
- кому направляются документы;
- от кого и адрес отправителя;
- дается дополнительное пояснение.
В пояснении может быть, что угодно. В случае с судьями, пишут, почему отправлен документ, чем он является (дополнение к иску, приобщение нового доказательства и т.д.).
Некоторые нюансы составления
Сопроводительную записку отправляют на фирменном бланке. Требования относительно содержания не всегда одинаковые. Есть общие требования к делопроизводству, государственные стандарты.
Есть специальные акты по вопросам делопроизводства, в частности, судебная документация составляется согласно положениям о ней.
Аналогичные положения в случае необходимости составляются в других государственных органах, например, в Прокуратуре, в местных администрациях.
Нельзя сказать, что эти положения полностью изменяют законодательство в этой области. Скорее в них содержатся особенности составления документации по тому или иному вопросу.
В тоже время, если гражданин отправляет письмо, и в нем есть все сведения: от кого, кому и зачем, стоит подпись, и не выполнены, например, требования к отступам, какие-то иные требования – документ все равно будет принят к сведению.
Частью пояснительной записки являются приложенные документы. Например, копия договора или иска, иные документы, о которых говорится в пояснительной части.
Приложение обязательная часть, т.к. потом никто не скажет, что документы не присылались или присланы, но не в полном объеме, не соответствуют перечню и т.д.
Доказать это смогут, если составят акт об отсутствии документов, присланных с сопроводительной запиской.
Таким образом, сопроводительная записка представляет собой письмо, в которой указывается кому, по каким причинам направляются какие документы.
Роль записки: не дать запутаться в массиве присылаемых документов, используется во всех организациях (как государственных, так и не государственных).
Ниже расположен типовой бланк и образец сопроводительной записки, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
