В процедуре делопроизводства, после того как подошел к концу срок хранения документов, должны проводиться следующие мероприятия:
- экспертиза ценности документов на предмет их полезности для дальнейшего использования;
- продление срока хранения для некоторых документов;
- оформление описей для постоянного хранения или на время более десяти лет;
- сдача дел в архив компании;
- уничтожение документов, не представляющих более ценности для организации.
Федеральные органы власти хранят документы по месту их составления.
Дела, хранение которых постоянное или на время более десяти лет должны быть переданы в архивный отдел не раньше, чем по прошествии одного года и не позже трех лет с момента, когда они начались использоваться или храниться.
Производится это на основании описи. Дела, срок хранения которых обозначен временем до десяти лет, уничтожаются и в архив не передаются.
Особенности проведения экспертизы ценности документов
Экспертиза документов касательно их ценности — это анализ, основывающийся на критериях ценности, необходимых для определения срока их хранения, а также для того, чтобы сделать отбор для Архивного фонда РФ.
Для каждого субъекта делопроизводства ценность документов индивидуальна. Некоторые бумаги несут ценность лишь для одноразового их пользования, после чего они теряют свою важность.
Другие могут пригодиться спустя несколько лет, например, для хранения переписки установлен срок в пять лет. Та же документация, которая может иметь научное значение, остается на постоянное хранение.
Таким образом, путем проведения экспертизы разрешается вопрос о сроке хранения документации. При этом эта процедура проводится сначала в подразделениях — местах хранения документов до попадания их в архив.
В федеральных исполнительных органах экспертиза проводится каждый год в подразделениях, их работниками сообща с центральной экспертной комиссией, под контролем архива.
Среди критериев, которые используются при анализе документации можно выделить:
- информация, которую они содержат;
- факты и события, упомянутые в нем;
- полнота их освещения;
- уникальность.
Одно из главных значений играет факт подлинности документа, его правильное оформление, обладание юридической силой. При потере оригинала возможно и передача на хранения копии, предварительно заверенной. А также приложение ее к оригиналу, если он недостаточно хорошо сохранился.
