Данное письмо используется в деловом стиле общения, когда необходимо попросить другое лицо исполнить какое-либо действие, предоставить информацию и в других целях.
Для этого нужно грамотно и лаконично выразить свои пожелания письменно. Для подобных писем не существует строго определенной формы, она пишется произвольно, но тем не менее есть несколько важных нюансов.
Как правильно написать письмо-просьбу
- Подобный документ, как письмо, служит как для оправления почтой, так и для отправки по электронной почте или же для вручения лично в руки.
- Учитывая, что такое письмо — это средство для достижения целей его составителя, необходимо предусмотреть все моменты для успешного разрешения вопроса:
- Для того, чтобы произвести наилучшее впечатление нужно знать кто будет получателем такого письма. Не всегда это возможно, но нужно постараться это выяснить. Потому, что обращение по имени отчеству выглядит в письме гораздо эффектнее и более персонализировано.
- Если есть такая возможность, то добавить немного лести не будет лишним. Разумеется, в пределах допустимого. Поэтому, объясняя почему при обращении с просьбой выбор пал именно на этого адресата, можно немного добавить комплиментов, дабы дать понять насколько важны для решения данного вопроса опыт и профессионализм получателя письма.
- Можно расписать возможные выгодные стороны для получателя от удовлетворения просьбы. Если таковые есть, то можно аккуратно намекнуть, касаюсь амбиций получателя или играя на сочувствии.
- Если характер дела, о котором идет речь в письме касается профессиональной области, то возможно в его тексте немного себя самопрезентовать, отметив свои успехи и достижения.
- Сама просьба должна выглядеть как можно более понятной и не вызывающей дополнительных вопросов. Нужно выразить, какие конкретные действия ожидаются от получателя.
- А также надо указать срок, в который ожидается ответ на письмо или другая соответствующая реакция, если дело срочное, то надо дать это понять в вежливой форме.
- Текст лучше закончить, выразив надежду на понимание, сотрудничество или другую положительную для составителя реакцию.
- Нельзя забывать про контактные данные для обратной связи, предложив несколько вариантов для возможности ответа.
Если заполняющее лицо является организацией, то, учитывая, что письмо предназначено для внешнего отправления, то необходимо составлять его на фирменном бланке с обязательной печатью компании.
