При продаже и последующей перевозке грузов любой фирме необходим отчётный документ, который не только позволит вести учёт в организации, отчитываться перед налоговыми органами, но и выступит средством защиты - доказательством при возникновении споров с другими организациями.
С начала 2013 года составление товарной накладной может осуществляться по установленной форме ТОРГ-12 или в собственном варианте организации, который, впрочем, должен содержать в себе необходимые реквизиты.
Форма товарной накладной
Товарная накладная составляется как в письменной форме, так и путем составления электронного документа. В первом случае документ заверяется подписью руководителя юридического лица, главного или старшего бухгалтера и ответственного за отгрузку.
Во втором накладная удостоверяется электронными подписями: по одной с каждой стороны договора.
Накладная, как письменный документ, составляется одновременно в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся в организации, где она была выписана, а второй передается второй стороне для удостоверения передачи-получения груза.
Электронная накладная существует как единый документ, состоящий из двух файлов, первый из которых составляется при отгрузке товара, второй – при его получении в дополнение к первому.
Четких требований к учету товарных накладных не установлено. На практике накладные часто в хронологическом порядке подшиваются к единому товарному отчёту.
Как правильно заполнить товарную накладную
Товарная накладная заключается с указанием обязательных реквизитов:
1. название документа, код классификатора документации, причем если использовать форму ТОРГ-12, то он уже проставлен – это номер «0330212» и код классификатора организаций;
2. дата и номер накладной;
3. данные об организациях: грузоотправителе, поставщике, грузополучателе, плательщике:
-
название,
-
адрес, фактический и юридический,
-
номер телефона, адрес электронной почты или иного способа связи,
-
банковские реквизиты.
4. основание перевозки груза: например, соглашение сторон или наряд;
5. данные о перевозимом товаре:
- номер;
- сведения о товаре: название и код;
- количество с указанием единиц измерения;
- цена, причем указывается цена без НДС, отдельно НДС и цена с учетом НДС;
6. заключительные положения:
-
количество листов документа, масса груза и количества места, им занимаемого;
-
подписи лиц, отпускающих груз: руководителя, бухгалтера и лица, отпустившего груз;
-
подписи лиц, получивших груз: лица, непосредственно принявшего груз, а также грузополучателя.
