Документация предприятия, согласно правилам документооборота, должна некоторое время храниться в архиве.
Хранение документов в архиве - обоснованое требование, так как определённые бумаги представляют ценность, или могут свидетельствовать о каких-либо фактах и после срока их действия.
Но, нельзя же вечно хранить архив, захламляя его ненужными носителями информации.
Срок хранения
Для различных документов существуют определённые сроки хранения, иногда довольно длительные. Не будем сейчас рассматривать все виды бумаг и требования к их сохранности. В общем, срок хранения документации в архиве, составляет 3-5 лет. По истечении такого срока, требуется уничтожить потерявшие ценность бумаги и другие носители информации.
Уничтожение нельзя проводить самовольно работниками архивной службы. Так как, в таком случае, может иметь место незаконная продажа информации о фирме, замаскированная под уничтожение документов. Процедура должна быть соответствующим образом оформлена, о том, что архивные данные будут уничтожены, должно быть поставлено в известность руководство.
Приступаем к уничтожению
Допустим, в архиве имеется некоторое количество документов, сроки хранения которых истекли, и такие бумаги не представляют больше особой ценности. Об этом архивный работник сообщает руководителю, который либо лично, либо путём назначения специальной комиссии, просматривает все подлежащие уничтожению документы. При этом, некоторая документация может представлять ценность либо содержать важную информацию, срок хранения такого рода документов продлевается на определённое время. Остальные бумаги уничтожаются.
Уничтожение может происходить различными способами, просто сжиганием, или с применением современных технических средств. Главное – чтобы информацию невозможно было восстановить. При этом, составляется специальный документ – акт об уничтожении архивных данных, в котором перечисляются уничтоженные документы, их количество и другая необходимая информация. Подписывается такой документ членами комиссии и визируется подписью руководителя.
Проведение именно такой процедуры является необходимостью. Информация, порою, стоит огромных денег, процветает незаконная торговля коммерческими тайнами, и четкое следование установленному порядку уничтожения бумаг, оградит предприятие от финансовых потерь, доступа к защищённой законом информации сторонних лиц, появления закрытой документации у конкурентов.
