Во многих организациях хранится по множеству документов от которых избавляться нельзя, так как они представляют собой ценность.
Необходимо их приводить в порядок путем их архивирования. Архивное делопроизводство представляет собой сбор и хранение письменных документов в архиве.
Этот процесс необходим для того, чтобы всегда был порядок в документах организации.
Архивирование может быть как расформировка соответствующих документов вручную по папкам и потом эти папки хранятся на полках, а можно и создавать архивы в электронном виде на компьютере.
Сама организация выбирает: как у нее будут храниться те или иные письменные документы.
Основные элементы в архивном делопроизводстве
Основными частями, из которых состоит архивное делопроизводство являются определенные элементы.
Такие как:
- проводится оценка ценности документов;
- проводится группировка номенклатуры письменных документов;
- проводится формирование дел в организации;
- проводится написание и оформление описей дел;
- проводится комплектование архива;
- проводится учет документов в архиве;
- разрабатываются меры по хранению или передвижению соответствующих письменных документов, которые были перенесены в архив;
- проводится выдача необходимых письменных документов при их запросе, если они понадобились тому или иному сотруднику;
- происходит уничтожение письменных документов, у которых закончился период их содержания.
Основные функции, выполняемые архивом
Создание сохранности письменных документов необходимо для каждой организации, так как архив, где хранятся соответствующие письменные документы, выполняет следующие основные функции.
А именно:
- архив получает, ведет учет и обеспечивает хранение всех письменных поступивших туда документов;
- все документы, поступающие в соответствующее хранилище, систематизируются, и любой сотрудник может найти легко в последующем нужную для себя информацию в нем;
- по запросу сотрудников и руководство выдает необходимую им информацию;
- при получении на хранение дел проводит ряд необходимых мер по проверки правильности составления и оформления тех или иных письменных документов;
- производит полную помощь при осуществлении поиска тех или иных необходимых письменных документов;
- принимает участие в создании нормативных и методических актов по архивному делу.
