при поддержке межрегионального общества защиты прав потребителей

Подписаться на рассылку

Яндекс.Метрика

Архивное делопроизводство

Во многих организациях хранится по множеству документов от которых избавляться нельзя, так как они представляют собой ценность.

Необходимо их приводить в порядок путем их архивирования. Архивное делопроизводство представляет собой сбор и хранение письменных документов в архиве.

Этот процесс необходим для того, чтобы всегда был порядок в документах  организации.

Архивирование может быть как расформировка соответствующих документов вручную по папкам и потом эти папки хранятся на полках, а можно и создавать архивы в электронном виде на компьютере.

Сама организация выбирает: как у нее будут храниться те или иные письменные документы.

 

Основные элементы в архивном делопроизводстве

Основными частями, из которых состоит архивное делопроизводство являются определенные элементы.

Такие как:

  • проводится оценка ценности документов;
  • проводится группировка номенклатуры письменных документов;
  • проводится формирование дел в организации;
  • проводится написание и оформление описей дел;
  • проводится комплектование архива;
  • проводится учет документов в архиве;
  • разрабатываются меры по хранению или передвижению соответствующих письменных документов, которые были перенесены в архив;
  • проводится выдача необходимых письменных документов при их запросе, если они понадобились тому или иному сотруднику;
  • происходит уничтожение письменных документов, у которых закончился период их содержания.

 

Основные функции, выполняемые архивом

Создание сохранности письменных документов необходимо для каждой организации, так как архив, где хранятся соответствующие письменные документы, выполняет следующие основные функции.

А именно:

  1. архив получает, ведет учет и обеспечивает хранение всех письменных поступивших туда документов;
  2. все документы, поступающие в соответствующее хранилище, систематизируются, и любой сотрудник может найти легко в последующем нужную для себя информацию в нем;
  3. по запросу сотрудников и руководство выдает необходимую им информацию;
  4. при получении на хранение дел проводит ряд необходимых мер по проверки правильности составления и оформления тех или иных письменных документов;
  5. производит полную помощь при осуществлении поиска тех или иных необходимых письменных документов;
  6. принимает участие в создании нормативных и методических актов по архивному делу.

Любое использование информации с ресурса должно сопровождаться активной ссылкой на сайт uristhome.ru