при поддержке межрегионального общества защиты прав потребителей

Подписаться на рассылку

Яндекс.Метрика

Получите бесплатную консультацию юриста по любым вопросам

Уничтожение архива

У документов так же бывает свой срок годности, он заканчивается, когда они теряются свою ценность.

Поэтому уничтожение ненужной документации необходимая мера в каждой организации.

 

Процедура по уничтожению архива

Утилизация всегда начинается проведением экспертизы — своеобразного анализа полезных свойств у хранившейся документации, для нее создается комиссия во главе с ее председателем, так как одного работника для такого процесса недостаточно.

В идеальном варианте в нее должны входить:

  • работник архива;
  • главный бухгалтер предприятия;
  • представитель службы персонала;
  • работник юридического отдела;
  • секретарь компании.

Создается она приказом руководящего лица и может быть создана как на постоянной основе, так и каждый год заново. В нее должны входить наиболее квалифицированные специалисты в числе не менее трех человек.

Ее деятельность связана с:

  • отбором документации для определения времени их хранения и передачи в отдел архива;
  • перебором документов, которые подлежат хранению на время, с целью продлить его;
  • выборкой бумаг, предназначенных для утилизации, с истекшим сроком хранения;
  • анализом дел, срок хранения которых постоянный
  • рассмотрением списка дел, которые были выбраны для утилизации из-за их повреждений и актов, отражающих список необнаруженных дел, которые должны были быть преданы в архив.
  • принятием участия в утилизации документов.

Данная группа лиц проверяет документы на истечение срока их хранения и бумаги, не представляющие более ценности для организации указываются списком в акте об утилизации.

В соответствии с ним начинается подготовка к их уничтожению.

 

Какие документы идут на утилизацию

Как правило на утилизацию идут:

  • документы, которые являются копиями или дубликатами, при наличии оригинала;
  • при нескольких копиях и отсутствии оригинала, остается та копия, которая лучше сохранилась;
  • сильно поврежденные документы, которые невозможно восстановить и прочитать;
  • если в деле имеются документы с разным временем хранения, то такое дело расшивается, потерявшие свою значимость отправляются на утилизацию, а остальные формируются в новое дело.

Работа комиссии по отбору ненужных документов производится как правило в отделе архива или в других подразделениях компании, которые хранят документы в текущем времени.

При этом невозможно оставить списанные бумаги для дальнейшего использования в качестве черновиков. Бывает, что перед утилизацией, документация сканируется для хранения в цифровом формате.

Рассказать о сайте друзьям

Подписаться на рассылку

 

Любое использование информации с ресурса должно сопровождаться активной ссылкой на сайт uristhome.ru