У документов так же бывает свой срок годности, он заканчивается, когда они теряются свою ценность.
Поэтому уничтожение ненужной документации необходимая мера в каждой организации.
Процедура по уничтожению архива
Утилизация всегда начинается проведением экспертизы — своеобразного анализа полезных свойств у хранившейся документации, для нее создается комиссия во главе с ее председателем, так как одного работника для такого процесса недостаточно.
В идеальном варианте в нее должны входить:
- работник архива;
- главный бухгалтер предприятия;
- представитель службы персонала;
- работник юридического отдела;
- секретарь компании.
Создается она приказом руководящего лица и может быть создана как на постоянной основе, так и каждый год заново. В нее должны входить наиболее квалифицированные специалисты в числе не менее трех человек.
Ее деятельность связана с:
- отбором документации для определения времени их хранения и передачи в отдел архива;
- перебором документов, которые подлежат хранению на время, с целью продлить его;
- выборкой бумаг, предназначенных для утилизации, с истекшим сроком хранения;
- анализом дел, срок хранения которых постоянный
- рассмотрением списка дел, которые были выбраны для утилизации из-за их повреждений и актов, отражающих список необнаруженных дел, которые должны были быть преданы в архив.
- принятием участия в утилизации документов.
Данная группа лиц проверяет документы на истечение срока их хранения и бумаги, не представляющие более ценности для организации указываются списком в акте об утилизации.
В соответствии с ним начинается подготовка к их уничтожению.
Какие документы идут на утилизацию
Как правило на утилизацию идут:
- документы, которые являются копиями или дубликатами, при наличии оригинала;
- при нескольких копиях и отсутствии оригинала, остается та копия, которая лучше сохранилась;
- сильно поврежденные документы, которые невозможно восстановить и прочитать;
- если в деле имеются документы с разным временем хранения, то такое дело расшивается, потерявшие свою значимость отправляются на утилизацию, а остальные формируются в новое дело.
Работа комиссии по отбору ненужных документов производится как правило в отделе архива или в других подразделениях компании, которые хранят документы в текущем времени.
При этом невозможно оставить списанные бумаги для дальнейшего использования в качестве черновиков. Бывает, что перед утилизацией, документация сканируется для хранения в цифровом формате.
