Процедура согласования договоров является одним из важнейших моментов при возникновении договорных отношений.
Рассмотрим подробнее данную процедуру.
Понятие и цель проведения согласования договоров
Процесс согласования договоров предусматривает проставление визы на самих договорах или на листах согласования, в которых ответственными лицами вносятся замечания и предложения от руки.
Форма такого листа произвольна. Виза содержит в себе подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости и должность.
Согласование договоров возможно в нескольких вариантах:
-
«не согласовано»;
-
«согласовано»;
-
«согласовано с замечаниями»;
-
отказ в проставлении визы (не проставление подписи).
Целью проведения процедуры является анализ финансовых и юридических моментов при оформлении договоров для последующего предупреждения возможных рисков, которые могут быть связаны с их исполнением.
Следовательно, требуется четко и грамотно соблюдать порядок согласования договоров.
Порядок проведения
Любое структурное подразделение имеет право выступать инициатором оформления договора.
Рассматриваемая процедура происходит в определенном порядке:
-
Лицо, ответственное за оформление документа согласует его со своим непосредственным начальником.
-
Далее документ вместе с листом согласования передается в другие необходимые подразделения.
-
После подписания документа он поступает на регистрацию, а затем возвращается исполнителю. За возврат согласованного документа отвечает исполнитель.
Локальным нормативным документом в организации установлен перечень лиц, которые осуществляют визирование договоров и установлены сроки их согласования.
Обычно, каждый документ проходит обязательно визирование следующих подразделений в организации:
-
юридический отдел;
-
бухгалтерия;
-
отдел финансов;
-
отдел делопроизводства;
-
иные подразделения при необходимости.
Поэтому при отсутствии визы начальников вышеуказанных подразделений ни один документ не утверждается руководителем организации.
Между тем любое из подразделений имеет право вносить мотивированные изменения в документ, которые должны быть оформлены в письменном виде и вместе с документом возвращены инициатору для дальнейшей доработки.
На основании изложенного, именно правильное и грамотное проведение согласования договоров, поможет в дальнейшем предотвратить отрицательные последствия для организации, которые связаны с недействительностью сделки или иными неблагоприятными затратами.
