при поддержке межрегионального общества защиты прав потребителей

Подписаться на рассылку

Яндекс.Метрика

Получите бесплатную консультацию юриста по любым вопросам

Архивация документов

Несмотря на развитие технологий, популярнейшей формой хранения документов, утративших первостепенное значение, остаются архивы.
 
Просто к уже существующим материальным архивам с хранением информации на бумаге, аудионосителях и видео носителях, появились также электронные архивы.
 
 
Государственная архивация документов
 
Документы, попадающие как в государственные архивы, так и хранящиеся в архивах организаций, имеют определенный срок хранения в местах, где они выписываются, заполняются или иным образом создаются.
 
Например, документы, касающиеся клиринговой деятельности, хранятся в специализированных организациях 5 лет.
 
Но после не подлежат уничтожению, а передаются в архив, поскольку их актуальность практически исчезла, но в случае необходимости по заявлению они могут выдаваться.
 
Учитывая отрасль, в которой создается архив, а также уровень власти, государственные архивы существуют в таких формах, как:
 
  • центральный архив органа государственной власти;
  • центральный отраслевой архив;
  • объединенный архив.
 
Деятельность архивов направлена, в первую очередь, на обеспечение сохранности документов.
 
Иными целями служат также:
 
  • комплектование архива;
  • учет документов;
  • использование документов.
 
Перед передачей документов в государственный архив они проходят экспертизу в целях установления их ценности, от которой зависит срок хранения таких документов.
 
Экспертиза проводится в отношении бумажных и электронных документов. Экспертиза проводится ежегодно.
 
 
Архивация документов организаций
 
Организации также имеют собственные архивы, в которых хранят учетную, бухгалтерскую и иную документацию, также утратившую значение в связи с истечением отчетных периодов.
 
Учитывая специфику деятельности организаций, обосновано хранение таких документов как доказательств по возможным спорам, а также в качестве копий отчетности.
 
Законом установлены сроки хранения документов для некоторых организаций перед их передачей в государственный архив, например:
 
  1. документы, полученные при оказании аудиторских услуг хранятся пять лет соответственно аудиторской организацией;
  2. операторы по переводу денег хранят информацию об уведомлениях до трех лет;
  3. организации арбитражных управляющих хранят планы годовых проверок 3 года;
  4. экспертных организации хранят выданные ими экспертные заключения по пять лет.
 
Архивные документы группируются в номенклатуры дел и описываются для облегчения учета. Номенклатура состоит из отдельных дел.
 
В целях максимального обеспечения сохранности документов в архиве рекомендуется заводить одновременно бумажные и электронные архивы, синхронизируя имеющиеся в них документы.
 
Интересным представляется вопрос, что же происходит с архивом организации после ее ликвидации.
 
В этом случае документы организации проходят государственную экспертизу, после которой определяется, какие документы будут переданы в государственный архив.

Рассказать о сайте друзьям

Подписаться на рассылку

 

Любое использование информации с ресурса должно сопровождаться активной ссылкой на сайт uristhome.ru