Информация может иметь ценность даже после того, как она утратила прямую актуальность. Некоторые сведения о событии важны даже тогда, когда само событие давно прошло.
Для сохранения и обеспечения доступа к такой информации, вроде бы уже не актуальной, но представляющей некоторую ценность, на предприятиях и государственных учреждениях вводят особый отдел – архив, который и занимается хранением рабочей документации организации.
Документы перед сдачей в архив
Во-первых, в архив сдаются такие документы, работа с которыми уже закончилась, либо документы, которые утратили актуальность в связи с окончанием срока действия.
Отделы и подразделения компаний сами подготавливают документацию к сдаче в архив, составляют необходимые перечни и справки, о которых мы поговорим ниже, и сдают работникам архива уже готовые папки – дела, которые сотрудники архива, в свою очередь, размещают в хранилище в порядке, предусмотренном для архивирования документов.
Итак. В бухгалтерии, например, скопилось изрядное количество бумаг, которые подлежат архивированию документов.
Сотрудники подразделения проверяют такую документацию, удостоверяют факт того, что по каждому конкретному документу работа закончена и собирают однотипные документы в специальные папки, так называемые архивные дела.
Порядок помещения документов в дела и порядок классификации архивных документов, устанавливаются соответствующими нормами права.
Но на деле архивирование документов ведётся параллельно основной работе, то есть, когда документ отработан, по нему принято окончательное решение и он больше не потребуется в повседневной работе организации.
Такую бумагу сразу помещают в определённое архивное дело. В конце отчётного периода, который устанавливает руководство, папки с документами, которые были собраны за истёкший период, подшиваются и сдаются в архив.
Работа архива
Сотрудники архивных служб, принимая дела из отделов, либо подразделений компании, помимо проверки соответствия документов описи, которая должна присутствовать в каждом архивном деле, в соответствии с собственными правилами ведения архива, классифицируют полученные дела, и организовывают их хранение, в зависимости от вида документов, переданных на хранение.
В настоящий момент, довольно большое количество информации содержится на цифровых, а не на бумажных носителях. Такая информация, по методам хранения и порядку сдачи в архив, ничем не отличается от традиционного бумажного хранения.
Носители данных также объединяются по группам в зависимости от классификации информации. Делается опись и носители сдаются в архив, где обеспечиваются сохранность самого носителя и данных, которые на нём находятся.
