при поддержке межрегионального общества защиты прав потребителей

Подписаться на рассылку

Яндекс.Метрика

Получите бесплатную консультацию юриста по любым вопросам

Архивирование документов

Информация может иметь ценность даже после того, как она утратила прямую актуальность. Некоторые сведения о событии важны даже тогда, когда само событие давно прошло.
 
Для сохранения и обеспечения доступа к такой информации, вроде бы уже не актуальной, но представляющей некоторую ценность, на предприятиях и государственных учреждениях вводят особый отдел – архив, который и занимается хранением рабочей документации организации.
 
 
Документы перед сдачей в архив
 
Во-первых, в архив сдаются такие документы, работа с которыми уже закончилась, либо документы, которые утратили актуальность в связи с окончанием срока действия.
 
Отделы и подразделения компаний сами подготавливают документацию к сдаче в архив, составляют необходимые перечни и справки, о которых мы поговорим ниже, и сдают работникам архива уже готовые папки – дела, которые сотрудники архива, в свою очередь, размещают в хранилище в порядке, предусмотренном для архивирования документов.
 
Итак. В бухгалтерии, например, скопилось изрядное количество бумаг, которые подлежат архивированию документов.
 
Сотрудники подразделения проверяют такую документацию, удостоверяют факт того, что по каждому конкретному документу работа закончена и собирают однотипные документы в специальные папки, так называемые архивные дела.
 
Порядок помещения документов в дела и порядок классификации архивных документов, устанавливаются соответствующими нормами права.
 
Но на деле архивирование документов ведётся параллельно основной работе, то есть, когда документ отработан, по нему принято окончательное решение и он больше не потребуется в повседневной работе организации.
 
Такую бумагу сразу помещают в определённое архивное дело. В конце отчётного периода, который устанавливает руководство, папки с документами, которые были собраны за истёкший период, подшиваются и сдаются в архив.
 
 
Работа архива
 
Сотрудники архивных служб, принимая дела из отделов, либо подразделений компании, помимо проверки соответствия документов описи, которая должна присутствовать в каждом архивном деле, в соответствии с собственными правилами ведения архива, классифицируют полученные дела, и организовывают их хранение, в зависимости от вида документов, переданных на хранение.
 
В настоящий момент, довольно большое количество информации содержится на цифровых, а не на бумажных носителях. Такая информация, по методам хранения и порядку сдачи в архив, ничем не отличается от традиционного бумажного хранения.
 
Носители данных также объединяются по группам в зависимости от классификации информации. Делается опись и носители сдаются в архив, где обеспечиваются сохранность самого носителя и данных, которые на нём находятся.

Рассказать о сайте друзьям

Подписаться на рассылку

 

Любое использование информации с ресурса должно сопровождаться активной ссылкой на сайт uristhome.ru