при поддержке межрегионального общества защиты прав потребителей

Подписаться на рассылку

Яндекс.Метрика

Получите бесплатную консультацию юриста по любым вопросам

Архивная обработка документов

Архивная обработка документации (архивация или архивирование) – мероприятие, сконцентрированное и направленное на систематизацию, а также упорядочение документов предприятия.
 
 
Что включает в себя архивная обработка документов
 
В основном, архивная обработка документации, выполняемая предприятиями, включает следующее:
 
  1. обработка документов временного периода хранения;
  2. осмотр архива документации предприятия специалистами;
  3. согласование с заказчиком объема работ;
  4. работы по обработке документации и дел постоянного периода хранения (упорядочение бумаг, полистный просмотр, составление внутренней описи определенных дел и другое);
  5. экспертиза ценности документов;
  6. обработка дел в отношении личного состава (трудовые договора, личные дела, а также приказы по личному составу и лицевые счета начисления зарплаты и другое);
  7. отбор дел, в которых истек период хранения (оформление акта о выделение документации к уничтожению);
  8. оформление и переплет дел (бухгалтерских документов, по личному составу, дел постоянного периода хранения).
 
Напомним, что все документы предприятия должны храниться в архиве на протяжении определенных сроков, предусмотренных законодательством нашей страны. К примеру, бухгалтерская документация храниться 5 лет и более. А с отдела кадров хранятся до прекращения деятельности предприятия.
 
 
Конфиденциальное уничтожение документов
 
Для конфиденциального уничтожения документации необходимо проведение специальной экспертизы практической или научной ценности бумаг.
 
В ходе этой экспертизы документация изучается и распределяется специалистами по следующим группам:
 
  • постоянного срока хранения;
  • по личному составу;
  • документация, которая имеет историческую, научную и практическую ценность;
  • документация долговременного периода хранения (срок составляет более 10 лет);
  • временного периода хранения (до 10 лет включительно).
 
 
Формирование и оформление дел
 
Документацию распределяют по делам, согласно выбранной схемой систематизации. Оформление и формирование дел проводится согласно стандартам Росархива.
 
Поэтому при формировании документации дела группируются в соответствии с определенной выбранной схемой систематизации.
 
Формирование дел предусматривает следующее:
 
  • составление листа-заверителя;
  • оформление обложки дела;
  • переплет дела;
  • составление (если это необходимо) внутренней описи;
  • нумерацию листов дела.
 
Качественный и своевременный переплет дел позволяет:
 
  • Долгое время хранить документы в бумажном виде с минимальным взносом;
  • Экономить место для хранения;
  • Упорядочить и систематизировать работу в архиве.

Рассказать о сайте друзьям

Подписаться на рассылку

 

Любое использование информации с ресурса должно сопровождаться активной ссылкой на сайт uristhome.ru