Архивная обработка документации (архивация или архивирование) – мероприятие, сконцентрированное и направленное на систематизацию, а также упорядочение документов предприятия.
Что включает в себя архивная обработка документов
В основном, архивная обработка документации, выполняемая предприятиями, включает следующее:
-
обработка документов временного периода хранения;
-
осмотр архива документации предприятия специалистами;
-
согласование с заказчиком объема работ;
-
работы по обработке документации и дел постоянного периода хранения (упорядочение бумаг, полистный просмотр, составление внутренней описи определенных дел и другое);
-
экспертиза ценности документов;
-
обработка дел в отношении личного состава (трудовые договора, личные дела, а также приказы по личному составу и лицевые счета начисления зарплаты и другое);
-
отбор дел, в которых истек период хранения (оформление акта о выделение документации к уничтожению);
-
оформление и переплет дел (бухгалтерских документов, по личному составу, дел постоянного периода хранения).
Напомним, что все документы предприятия должны храниться в архиве на протяжении определенных сроков, предусмотренных законодательством нашей страны. К примеру, бухгалтерская документация храниться 5 лет и более. А с отдела кадров хранятся до прекращения деятельности предприятия.
Конфиденциальное уничтожение документов
Для конфиденциального уничтожения документации необходимо проведение специальной экспертизы практической или научной ценности бумаг.
В ходе этой экспертизы документация изучается и распределяется специалистами по следующим группам:
-
постоянного срока хранения;
-
по личному составу;
-
документация, которая имеет историческую, научную и практическую ценность;
-
документация долговременного периода хранения (срок составляет более 10 лет);
-
временного периода хранения (до 10 лет включительно).
Формирование и оформление дел
Документацию распределяют по делам, согласно выбранной схемой систематизации. Оформление и формирование дел проводится согласно стандартам Росархива.
Поэтому при формировании документации дела группируются в соответствии с определенной выбранной схемой систематизации.
Формирование дел предусматривает следующее:
-
составление листа-заверителя;
-
оформление обложки дела;
-
переплет дела;
-
составление (если это необходимо) внутренней описи;
-
нумерацию листов дела.
Качественный и своевременный переплет дел позволяет:
-
Долгое время хранить документы в бумажном виде с минимальным взносом;
-
Экономить место для хранения;
-
Упорядочить и систематизировать работу в архиве.
