Для любой организации, не важно, коммерческая она или нет, характерно наличие большого количества документации, используемой в работе.
Документы со временем теряют практическую важность, истекает срок действия, заканчиваются отношения, регламентированные документами.
Но некоторые сведения, содержащиеся в бумагах, могут иметь значение и после того, как сам документ потерял актуальность.
В архив
Отработанная документация предприятия не может быть уничтожена сразу же после того, как бумаги фактически потеряли актуальность. Сам документ недействителен, но сведения, которые содержатся в нём, могут понадобиться после. Иногда даже по прошествии многих лет.
Закон предусмотрел возникновение такой необходимости и обозначил обязанность для каждой организации вести специальное подразделение – архив, в котором и хранятся документы, работа с которыми была завершена в других структурных подразделениях компании.
Для различных типов бумаг определены различные сроки хранения документов по номенклатуре дел, в зависимости от того, какие сведения содержатся в них и к какому виду отношений она относится.
Для некоторых документов установлен годичный срок хранения, а для других – постоянный. То есть документ должен храниться в архиве всё время существования организации.
Кто и как определяет сроки хранения документов по номенклатуре дел на предприятии
При организации на предприятии архивного хранения документов и назначении ответственных за такое хранение – архивных работников, руководитель создаёт специальную комиссию, которая должна определить сроки хранения документов предприятия.
Сроки хранения определяются в зависимости от важности сведений, содержащихся в бумагах каждого структурного подразделения и требованиями закона для определенных видов документации.
Создаётся специальная таблица – номенклатура дел, согласно которой архивные работники определяют, сколько времени должны храниться в архиве те или иные документы, передающиеся из подразделений компании в архив.
Согласно установленной номенклатуре периодически проводится уничтожение бумаг, установленный срок хранения которых истёк к настоящему времени.
С развитием электронного документооборота всё чаще документы находятся не на бумаге, а на цифровых носителях, но правила хранения таких носителей ничем не отличаются от хранения документации в обычном, бумажном виде.
Для них также создаётся собственная номенклатура, определяющая срок хранения носителя информации, согласно которой и происходит организация архивной работы.
